Software de controle de combustível para frotas

O que é o controle de combustível em uma frota?

É registrar cada abastecimento de cada veículo e compará-lo com o que esse veículo deveria ter consumido. São controladas quatro coisas: quanto foi abastecido, em relação à capacidade do tanque do modelo; quanto rendeu, em relação aos quilômetros percorridos desde o abastecimento anterior; onde foi abastecido, em relação à posição do veículo; e com qual cartão, em relação ao cartão atribuído a esse veículo.

A diferença em relação a revisar o extrato do cartão no fim do mês é o momento: o controle é feito quando o abastecimento entra, não quando já passou.

Onde o combustível se perde em uma frota?

Em três lugares. Os abastecimentos que nunca entram no tanque do veículo: abastecimentos maiores que a capacidade do tanque, abastecimentos longe de onde estava o veículo ou com o cartão de outro veículo. O consumo acima do esperado: veículos ou motoristas que rendem menos que o seu modelo. E o tempo administrativo: horas cruzando o arquivo do fornecedor com os relatórios dos motoristas.

Quais são os sinais de fraude com combustível?

Um abastecimento que supera a capacidade do tanque do modelo. Um abastecimento registrado em um posto longe de onde o GPS localiza o veículo. Um cartão usado em um veículo que não é o seu. Um rendimento que cai sem mudança de rota nem de carga. Nenhum deles prova uma fraude por si só, mas qualquer um justifica revisar o abastecimento.

O que é um abastecimento inválido?

É um abastecimento que não passou em algum dos controles: o volume supera o que cabe no tanque, a localização não coincide com a do veículo, o cartão não é o atribuído ou o rendimento não fecha. Na VEC Fleet, o controle que falha fica em vermelho e o abastecimento aparece como inválido, para que alguém o revise antes de considerá-lo válido.

O que é o rendimento esperado e como ele é definido?

É o consumo que cada modelo de veículo deveria ter, expresso em litros a cada 100 quilômetros. É definido uma vez por modelo, junto com a capacidade do tanque, e é a referência com a qual se compara o rendimento real de cada abastecimento. Sem esse dado, não há como saber se um veículo consome demais.

Quais indicadores de combustível acompanhar?

O rendimento real versus o esperado por veículo e por motorista, o custo de combustível por quilômetro, a quantidade de abastecimentos inválidos e os litros por centro de custo. Juntos, mostram se o problema é do veículo, de quem o dirige ou da operação.

Uma planilha basta para controlar o combustível?

Para poucos veículos, serve como primeiro passo: obriga a registrar cada abastecimento e a calcular o rendimento. O limite aparece com o volume. A planilha não compara com a localização nem com o cartão, e o cruzamento com o arquivo do fornecedor é feito à mão e com atraso.