O combustível representa entre 25% e 35% do custo operacional de uma frota. É o segundo maior custo depois da manutenção e, paradoxalmente, o que pior se controla na maioria das empresas. A razão é estrutural: o combustível é um gasto distribuído, pulverizado em centenas de pequenos abastecimentos feitos em lugares diferentes por pessoas diferentes. Se não há um sistema que o organize, ele é controlado com planilhas, com relatórios atrasados e com motoristas que aprendem rápido quanta margem têm.
Os 5 pilares que listamos abaixo não são ideias: são os componentes mínimos que o seu sistema de controle precisa ter para que o combustível deixe de ser um ralo de dinheiro. Se faltar qualquer um dos cinco, você vai estar pagando entre 8% e 18% a mais sem saber.
O primeiro pilar é saber quanto cada veículo deveria render. Esse número não é o mesmo para toda a frota: depende do modelo, do ano, do tipo de uso (urbano, rodoviário, misto) e da carga típica.
O rendimento esperado é cadastrado como dado mestre por modelo de veículo e expresso em km/litro ou litros/100 km. Serve para uma única coisa, mas crítica: dar um parâmetro contra o qual comparar cada abastecimento real. Sem rendimento esperado, não há como saber se um veículo está consumindo mais do que o normal ou se um abastecimento está desproporcional.
Uma frota de porte médio costuma ter de 5 a 10 modelos diferentes. Configurar o rendimento esperado de cada um leva menos de um dia e poupa meses de intuição dos gestores.
Um abastecimento inválido é aquele que, por algum motivo, não se encaixa na lógica do veículo ou do momento. Os mais comuns são:
O controle de abastecimentos inválidos precisa ser automático. Se depender de alguém revisar manualmente, a maioria vai passar batido. Cada abastecimento deve passar pelas quatro validações e ficar marcado como NORMAL ou REVISAR sem intervenção.
A maioria das frotas da América Latina opera com cartões combustível (YPF, Repsol, OXXO, Petrobras, Galp, conforme o país). Sem integração, os dados dos abastecimentos ficam em um PDF mensal ou em um portal do fornecedor que alguém precisa baixar e conciliar à mão.
A integração nativa muda isso: cada abastecimento aparece no sistema logo em seguida (ou quase), com todos os dados brutos do fornecedor (litros, valor, horário, posto, motorista identificado por PIN). Isso permite que as validações do pilar 2 rodem automaticamente e que a conciliação contábil seja instantânea.
Sem integração, o controle de combustível sempre vai estar 30 dias atrasado.
O quarto pilar é a camada de análise. Ter os dados não serve de nada se você não olha para eles. Os relatórios mínimos de que toda gestão de frota precisa:
Esses relatórios precisam estar no dashboard do gestor de frota e ser enviados automaticamente por e-mail aos stakeholders relevantes. Se a única forma de vê-los é entrar no sistema e montá-los à mão, ninguém vai olhar.
O quinto pilar não é tecnológico, é organizacional. A empresa precisa de uma política de combustível que defina:
A política precisa ser assinada por cada motorista e aplicada com consistência. Uma política que existe em PDF, mas que ninguém aplica, não controla nada. Uma política integrada ao sistema de gestão (em que o próprio sistema bloqueia ou alerta sobre as situações não permitidas) é a que realmente reduz o custo.
As frotas que implementam os 5 pilares de forma integrada (não como controles isolados) veem resultados consistentes em 90 a 180 dias:
O resultado não depende de um único pilar: depende dos cinco atuando juntos. Pular um reduz o ROI dos demais.
Uma distribuidora de bens de consumo com frota de 60 caminhonetes e caminhões médios começou o exercício sem controle automático de combustível. Os abastecimentos eram registrados em um Excel do responsável pela frota e conciliados com o extrato mensal do fornecedor de cartões. O gasto mensal com combustível girava em torno de USD 78.000, e a sensação geral da equipe era de que estava alto, mas que a operação era assim mesmo.
A implementação dos 5 pilares foi feita em ondas. Mês 1: cadastro do rendimento esperado dos 8 modelos da frota e configuração da integração com o fornecedor de cartões. Mês 2: ativação das 4 validações automáticas de abastecimentos inválidos e de uma fila de revisão atribuída ao responsável. Mês 3: montagem dos 5 relatórios nativos e configuração do envio automático por e-mail ao CFO e ao diretor de operações. Mês 4: redação e assinatura da política interna de combustível, com escalonamentos definidos.
Os primeiros resultados apareceram no mês 2: os abastecimentos inválidos detectados no primeiro mês representaram 9% do total (um número alto, que confirmou que o problema era real). A investigação desses abastecimentos revelou dois casos de fraude organizada com abastecimentos parciais repetidos e um motorista que abastecia o seu veículo particular com o cartão corporativo. Os três casos terminaram em desligamento por justa causa documentada.
No mês 6, o gasto mensal com combustível havia caído para USD 65.500, uma redução de 16% em relação ao ponto de partida. A distribuição por causa: 6% por abastecimentos inválidos evitados, 5% por melhor estilo de condução após a implementação do ranking de motoristas, 3% pela renegociação com o fornecedor de cartões com base no relatório de desvios de preço por posto e 2% pela detecção de problemas mecânicos que afetavam o consumo de veículos específicos.
A economia anualizada projetada foi de USD 150.000, contra um investimento total de implementação (sistema + tempo da equipe) inferior a USD 20.000 no primeiro ano. O ROI completo foi alcançado em menos de 2 meses.
O módulo de Combustível do VEC Fleet implementa os 5 pilares de forma nativa:
Quer parar de descobrir os desvios de combustível com um mês de atraso?
Com o VEC Fleet você pode validar cada abastecimento de forma automática, ver o custo por quilômetro de cada veículo e centralizar o gasto em uma única plataforma.
