Software de control de combustible para flotas

¿Qué es el control de combustible en una flota?

Es registrar cada carga de cada unidad y compararla contra lo que esa unidad debería haber consumido. Se controlan cuatro cosas: cuánto se cargó, contra la capacidad del tanque del modelo; cuánto rindió, contra los kilómetros recorridos desde la carga anterior; dónde se cargó, contra la posición del vehículo; y con qué tarjeta, contra la asignada a esa unidad.

La diferencia con revisar el resumen de la tarjeta a fin de mes es el momento: el control se hace cuando la carga entra, no cuando ya pasó.

¿Dónde se pierde el combustible en una flota?

En tres lugares. Las cargas que nunca entran al tanque de la unidad: cargas mayores que la capacidad del tanque, cargas lejos de donde estaba el vehículo o con la tarjeta de otra unidad. El consumo por encima de lo esperado: unidades o conductores que rinden menos que su modelo. Y el tiempo administrativo: horas cruzando el archivo del proveedor con los partes de los choferes.

¿Cuáles son las señales de fraude con combustible?

Una carga que supera la capacidad del tanque del modelo. Una carga registrada en una estación lejos de donde el GPS ubica a la unidad. Una tarjeta usada en una unidad que no es la suya. Un rendimiento que cae sin cambio de ruta ni de carga. Ninguna prueba un fraude por sí sola, pero cualquiera de ellas justifica revisar la carga.

¿Qué es una carga inválida?

Es una carga que no pasó alguno de los controles: el volumen supera lo que entra en el tanque, la ubicación no coincide con la de la unidad, la tarjeta no es la asignada o el rendimiento no cierra. En VEC Fleet el control que falla queda en rojo y la carga figura como inválida, para que alguien la revise antes de darla por buena.

¿Qué es el rendimiento esperado y cómo se define?

Es el consumo que debería tener cada modelo de vehículo, expresado en litros cada 100 kilómetros. Se define una vez por modelo, junto con la capacidad del tanque, y es la referencia contra la que se compara el rendimiento real de cada carga. Sin ese dato no hay forma de saber si una unidad consume de más.

¿Qué indicadores de combustible hay que seguir?

El rendimiento real contra el esperado por unidad y por conductor, el costo de combustible por kilómetro, la cantidad de cargas inválidas y los litros por centro de costos. Juntos muestran si el problema es de la unidad, de quien la maneja o de la operación.

¿Alcanza con una planilla para controlar el combustible?

Para pocas unidades, sirve como primer paso: obliga a registrar cada carga y a calcular el rendimiento. El límite aparece con el volumen. La planilla no compara contra la ubicación ni contra la tarjeta, y el cruce con el archivo del proveedor se hace a mano y tarde.