El fraude de combustible en flotas no aparece como una carga monstruosa que se note de inmediato. Aparece como un patrón sostenido de pequeños desvíos que, sumados al año, representan entre el 3% y el 12% del gasto total de combustible. En una flota mediana, eso son decenas de miles de dólares anuales que se van sin que nadie sepa por dónde.
La buena noticia es que el fraude tiene firmas reconocibles. Los siete patrones que listamos abajo se repiten en flotas LATAM con tanta frecuencia que cualquier sistema de control medianamente serio debería detectarlos. La mala noticia es que la mayoría de las flotas no controla ninguno de los siete y solo descubre el fraude cuando un auditor externo lo señala.
Es la señal más obvia y la más subestimada. Si el modelo del vehículo tiene tanque de 80 litros y la carga registra 95, alguien anotó más litros de los que físicamente entraron. Puede ser error de tipeo o puede ser un esquema repetido para inflar el reembolso.
La detección requiere tener cargada la capacidad de tanque en el Maestro de Modelos y validar cada carga contra ese dato. Es la regla más simple de implementar y la que más sorprende cuando se activa por primera vez en flotas que nunca la habían medido.
Si un vehículo según el sistema recorre 200 km y consume 50 litros, el rendimiento implícito es 4 km/litro. Si el rendimiento esperado de ese modelo es 12 km/litro, hay un desvío de tres veces.
Las causas posibles son tres: problema mecánico real, error en el odómetro registrado o carga falsa (se reportaron más litros de los efectivamente cargados). Si las cargas siguientes vuelven al rendimiento normal sin intervención mecánica, la causa más probable es la tercera.
El topeteo es el patrón clásico del fraude organizado y una de las cargas inválidas más difíciles de ver. El conductor llega a la estación, carga 15 litros, cobra el comprobante con 15 litros, luego carga otros 10 litros que cobra como una segunda transacción. Cuando se acumulan los tickets, suman 25 litros físicos pero el vehículo solo recibió 18 (los 7 restantes se quedan en bidones o se venden aparte).
La detección requiere mirar la secuencia: dos o más cargas en la misma estación, en el mismo día, separadas por menos de 30 minutos, sumando una cantidad razonable para el tanque. Es invisible si solo se mira la suma mensual; es obvio si se mira la secuencia.
Si el vehículo según GPS estuvo todo el día operando en la zona X, una carga en una estación de la zona Y es sospechosa. Puede ser que el conductor desvió la ruta para cargar combustible para su vehículo personal o el de un tercero usando la tarjeta corporativa.
La detección requiere integración entre el sistema de combustible y el GPS del vehículo. Sin esa integración, esta señal es invisible.
Una carga registrada a las 23:30 con el conductor cuyo turno termina a las 18:00 es sospechosa. Tres situaciones posibles: el conductor está usando la tarjeta fuera de servicio, alguien más tiene la tarjeta, o el horario registrado del conductor está mal.
La señal sola no prueba fraude pero, combinada con otras (como ubicación fuera de zona o frecuencia), construye un caso sólido.
Si el vehículo ABC-123 está asignado al conductor Juan y aparece una carga con la tarjeta de María, hay que investigar. Puede ser un intercambio operativo legítimo (reasignación temporal) o un uso indebido de la tarjeta.
La detección requiere cruzar el sistema de combustible con el sistema de asignación de vehículos a conductores. Si tu sistema no tiene esa información integrada, la señal pasa.
Si una tarjeta de combustible asignada a un vehículo que opera 200 km al día está generando 3 cargas semanales (cuando debería generar 1 cada 7-10 días), hay un patrón anormal. Puede ser que el vehículo esté operando más de lo previsto, que tenga un problema mecánico que aumenta el consumo, o que la tarjeta esté siendo usada para cargar otros vehículos no autorizados.
La señal se detecta mirando la frecuencia de uso de cada tarjeta y comparándola contra el uso esperado (calculado desde kilómetros operados y rendimiento esperado).
Una sola señal aislada rara vez prueba fraude. Lo que construye el caso es la combinación. El patrón más común que indica fraude organizado tiene 3 a 5 de estas señales presentes simultáneamente sobre el mismo vehículo o conductor:
Cuando aparecen tres o más de estas señales en el mismo vehículo durante 30 días, el caso es lo suficientemente sólido para escalar a RR.HH. y avanzar con la política interna de la empresa.
Detectar fraude sin tener una política clara de qué hacer es media solución. La política tiene que definir:
Sin política, la detección de fraude termina siendo un Excel que el fleet manager guarda sin saber qué hacer. Con política, cada caso detectado dispara un flujo claro.
Un caso documentado de una flota de 40 camiones medianos muestra cómo las 7 señales se combinan en la práctica. El proceso completo de detección y resolución duró 47 días y resultó en la desvinculación con causa de un conductor con 5 años de antigüedad.
Semana 1. El sistema marcó tres cargas del vehículo asignado al conductor X como REVISAR por capacidad excedida (señal 1): los litros registrados superaban el tanque del modelo. La investigación inicial atribuyó el problema a errores de carga del proveedor y el responsable de auditoría aceptó la justificación.
Semana 2 y 3. El rendimiento implícito del mismo vehículo apareció consistentemente bajo (señal 2): rendimiento real entre 30% y 40% por debajo del esperado del modelo. El responsable abrió ticket de revisión mecánica que no encontró anomalías técnicas que justificaran el desvío. Empezó a sumarse evidencia.
Semana 4. El reporte semanal de patrones del módulo de Combustible identificó que 4 de las últimas 6 cargas del vehículo se habían hecho en la misma estación, separadas por menos de 25 minutos entre la primera y la segunda de cada par (señal 3: topeteo). El patrón se repetía los jueves, día en que el conductor terminaba su turno semanal.
Semana 5. Cruce con el GPS del vehículo (señal 4): en dos de las cuatro fechas señaladas, el vehículo estuvo estacionado en la estación durante 35-40 minutos, tiempo inconsistente con una carga normal de combustible.
Semana 6 y 7. Se solicitaron las grabaciones de la estación al proveedor (procedimiento contractual del programa de tarjetas corporativas). Las imágenes confirmaron que el conductor cargaba un primer monto al vehículo y, después de cobrar el ticket, transfería combustible adicional a bidones en el baúl del vehículo.
Resolución. Conversación formal con el conductor, presentación de la evidencia documentada (3 señales del sistema + grabaciones), aplicación de la política interna de la empresa que contemplaba desvinculación con causa por fraude en uso de activos corporativos. Recuperación parcial vía descuento de sueldo del último período: aproximadamente 1.200 USD sobre un fraude estimado de 4.500 USD acumulado en 6 meses.
El caso no se hubiera detectado con cualquiera de las 3 señales por separado. La combinación las convirtió en evidencia documentada y defendible.
VEC Fleet implementa la detección de las 7 señales de fraude de forma nativa en el módulo de Combustible:
Cada señal dispara una marca automática en la carga. La acumulación de marcas sobre un mismo vehículo o conductor genera un caso de revisión consolidado para auditoría.
¿Estás mirando las señales correctas para detectar fraude de combustible?
Con VEC Fleet cada carga queda registrada con litros, importe, odómetro, lugar y coordenadas GPS. Esa trazabilidad es la base de cualquier caso que después haya que sostener.
