Quando o CFO chama o gestor de frota para revisar a operação, o resultado depende de quais relatórios o gestor leva para a reunião. Com os dados certos, a conversa é sobre decisões. Sem eles, a conversa fica defensiva e o CFO sai com a sensação de que a frota não está bem controlada.
Este guia lista os sete relatórios que convém ter prontos a qualquer momento, sem montá-los à mão a cada vez. Eles foram pensados para responder em poucos minutos às perguntas típicas de uma diretoria financeira.
Antes da lista, convém entender o que importa para ele, em ordem de prioridade.
Custo total e evolução. Quanto gastamos, como isso mudou em relação ao período anterior e onde está crescendo.
Previsibilidade. Se conseguimos projetar quanto vamos gastar no próximo trimestre. Um CFO tolera um número alto; não tolera uma surpresa.
Comparação. Se estamos melhor ou pior que no ano passado, ou que outras bases da mesma empresa.
Retorno de decisões concretas. Se compramos veículos novos, se trocamos de fornecedor, se implantamos um sistema: está funcionando ou não.
Riscos com impacto financeiro. Veículos que podem parar a operação de um cliente, documentos vencidos que podem gerar multa, sinistros com cobertura pendente.
Os sete relatórios cobrem essas cinco preocupações.
A distribuição do custo total da frota por categoria: manutenção, combustível, multas, gastos extras, equipamentos. Mostra em um único gráfico para onde vai o dinheiro.
É analisado mensalmente, comparado com o mês anterior e com a média do ano. Responde onde estamos gastando mais e se a distribuição mudou. O sinal de alerta é uma categoria que oscila muito de um mês para outro sem motivo operacional que explique.
O custo total de cada veículo, ordenado do maior para o menor, com os mais caros identificados e explicados: qual é o modelo, quantos quilômetros rodaram, qual a idade, quem os dirige.
É analisado trimestralmente. Responde quais veículos estão nos custando mais e se esse custo se justifica ou se são candidatos à renovação. O alerta é o veículo que está muito acima da média do seu próprio modelo.
O custo por quilômetro rodado, detalhado por modelo e por base. Mostra quais modelos são mais eficientes em custo total e quais bases operam com custo mais alto.
É analisado mensalmente, em comparação com o trimestre anterior. Responde qual modelo convém para a nossa operação e se há bases com custos anormalmente altos. O alerta é uma diferença grande entre bases que fazem operações parecidas.
A proporção entre umas e outras, com a tendência dos últimos meses. Mostra se a frota está ficando mais reativa ou mais preventiva.
É analisado mensalmente. Responde se estamos prevenindo ou apagando incêndios, e se o investimento em manutenção preventiva está dando resultado. O alerta é a proporção de corretivas crescendo vários meses seguidos: aí há um problema no programa preventivo.
A situação de conformidade documental de veículos e motoristas. Quantos documentos estão vencidos, quantos vencem nos próximos trinta dias e o que está sendo feito com cada um.
É analisado mensalmente, com o detalhe dos casos críticos. Responde se estamos operando em dia e qual risco regulatório está em aberto. O alerta é qualquer documento vencido sem ninguém responsável: isso é risco direto.
O consumo médio por modelo em relação ao esperado, os abastecimentos marcados como inválidos no período e a comparação entre motoristas.
É analisado mensalmente. Responde se estamos otimizando o combustível e se há problemas de operação ou de uso indevido. O alerta é a proporção de abastecimentos inválidos crescendo, ou o consumo total subindo sem que a operação explique.
Quanto esperamos gastar, a partir das tendências atuais, dos vencimentos que já sabemos que virão, das preventivas agendadas e das renovações previstas.
É analisado trimestralmente. É o relatório que um CFO mais valoriza, porque é o único que olha para a frente. O alerta é uma projeção que se descola do trimestre anterior sem justificativa clara.
Sem um sistema, reunir esses sete relatórios é um trabalho manual de vários dias por mês: exportar de um lugar, cruzar com outro, montar os gráficos, conferir se os números fecham. E, quando ficam prontos, já estão desatualizados.
Com os dados em uma única plataforma, os seis primeiros ficam disponíveis com a operação do dia atualizada e o sétimo é recalculado no fechamento do mês. O tempo do gestor de frota vai para interpretar e comentar, que é onde ele agrega valor, e não para montar planilhas.
No módulo de Business Intelligence:
Você chega à reunião com o CFO com os números ou vai atrás deles?
Com a VEC Fleet, os painéis estão atualizados com a operação do dia, e a exportação para Excel sai com os filtros de que você precisar.
