Muitas empresas escolhem um software de gestão de frotas comparando listas de funções. Quem já tem GPS costuma perceber depois que saber onde está cada veículo não ajuda a organizar a manutenção nem a entender quanto custa operar a frota. Vale perguntar qual ferramenta ainda estará em uso seis meses depois da compra, e aí o acompanhamento na implantação pesa tanto quanto o produto.

Este guia compara as cinco opções mais comuns para gestores de frota e de operações, com quatro critérios concretos: manutenção preventiva, controle de custos operacionais, acompanhamento na implantação e convivência com o GPS existente.

Quatro critérios para comparar

• Manutenção preventiva: se o sistema permite definir planos por veículo, avisar os vencimentos com antecedência e registrar cada serviço realizado.
• Controle de custos: se o gasto de manutenção pode ser visto por veículo, por tipo de serviço e por marca ou modelo, sem montar planilhas à parte.
• Acompanhamento na implantação: quem carrega os dados iniciais, quem configura os planos e quem ajuda a equipe a adotar a ferramenta.
• Convivência com o GPS: se é preciso trocar o fornecedor atual ou se o software trabalha com o que já está instalado.

1. VEC Fleet

O VEC Fleet é uma plataforma de gestão de frotas com módulos de Manutenção, Pneus, Documentação e BI Suite. Na manutenção, centraliza os chamados de cada veículo, programa os preventivos com alertas de vencimento e mostra os serviços em um calendário. O histórico fica associado a cada unidade, e o gasto de manutenção pode ser analisado por tipo de serviço, marca e modelo.

A ERIC, assistente do VEC Fleet, ajuda a coordenar com as oficinas pelo WhatsApp, por exemplo consultando a disponibilidade de horários, para que a equipe de frota não dependa de ligações e mensagens soltas.

Sobre o GPS, o VEC Fleet se integra ao que a empresa já usa e pode se conectar a qualquer fornecedor sob demanda. Não é preciso trocar o hardware instalado. Quanto ao acompanhamento, a equipe do VEC Fleet participa da implantação: levantamento da frota, configuração dos planos e início de uso com as equipes de operação.

Quando faz sentido: frotas que já têm GPS e precisam organizar manutenção e custos em uma única ferramenta, com uma equipe que acompanhe o início.

2. Plataformas de GPS e telemática com funções de frota

Os fornecedores de telemática costumam oferecer módulos de manutenção como complemento do produto principal. O ponto forte é a localização e o acompanhamento dos veículos. A profundidade em manutenção varia muito entre fornecedores, e trocar de fornecedor de GPS para ganhar essas funções implica substituir equipamentos e reinstalar unidades.

Quando faz sentido: empresas que ainda não têm GPS e querem resolver localização e manutenção básica com um único fornecedor.

3. Sistemas de manutenção (CMMS) de uso geral

Um CMMS é pensado para ativos industriais de qualquer tipo. Permite ordens de serviço e planos preventivos, mas exige adaptar a ferramenta ao mundo da frota: veículos, oficinas externas, vencimentos de documentos e controle de pneus. Essa adaptação fica a cargo da equipe interna.

Quando faz sentido: empresas com outros ativos além dos veículos e com equipe própria para configurar o sistema.

4. Módulos de frota dentro de um ERP

Se a empresa já trabalha com um ERP, pode adicionar um módulo de ativos ou de transporte. A vantagem é ter tudo no mesmo sistema contábil. A contrapartida habitual é que o detalhe operacional da frota, como o acompanhamento de oficinas ou os vencimentos por unidade, fica menos desenvolvido do que em uma ferramenta especializada.

Quando faz sentido: quando o requisito principal é a integração contábil e o volume de operação da frota é moderado.

5. Planilhas

É o ponto de partida de quase todas as frotas. Funciona enquanto há poucos veículos e alguém que mantenha a planilha em dia. Quando a frota cresce, aparecem os vencimentos que ninguém viu a tempo, os registros duplicados e a dificuldade de calcular o custo por veículo.

Quando faz sentido: frotas pequenas, como etapa anterior a uma ferramenta especializada.

Perguntas para fazer em uma demonstração

1. Quem carrega os veículos e os planos de manutenção no início?
2. O que acontece com o GPS que a empresa já tem instalado?
3. Como se vê o gasto de manutenção de um veículo, de um grupo de veículos e de toda a frota?
4. Como se coordena um serviço com uma oficina externa?
5. Como se capacitam as equipes que vão usar a ferramenta todos os dias?

Como o VEC Fleet resolve a manutenção preventiva e o controle de custos

O módulo de Manutenção do VEC Fleet reúne em um só lugar os planos preventivos, os chamados abertos, o calendário de serviços e o histórico de cada veículo. Com essa informação organizada, a equipe de frota enxerga o que vence primeiro, quais serviços estão pendentes e onde o gasto se concentra.

Para conhecer o módulo em detalhe, visite a página de software de gestão de frotas. Para ver como ele se aplicaria à sua operação, solicite uma demonstração.

Perguntas frequentes

É preciso trocar o GPS para usar um software de gestão de frotas?

Não necessariamente. O VEC Fleet se integra ao GPS que a empresa já usa e pode se conectar a qualquer fornecedor sob demanda.

Qual a diferença entre GPS e software de gestão de frotas?

O GPS informa onde está cada veículo. Um software de gestão de frotas organiza o que acontece com o veículo ao longo da vida útil: manutenção, vencimentos, custos e documentação.

Quem carrega as informações no início?

A equipe do VEC Fleet acompanha a implantação junto com a equipe da empresa, do levantamento da frota à configuração dos planos de manutenção.

Quando vale passar das planilhas para um software?

Quando os vencimentos se perdem de vista, quando várias pessoas editam os mesmos arquivos ou quando fica difícil saber quanto custa manter cada veículo.