Cuando se trata de control de flotas y de control de gastos en particular, uno de los temas más sensibles para el gerente es el de la detección de posibles fraudes y estafas a la empresa. El tema no es nuevo ni ajeno a la realidad de las compañías. Tiene también varias dimensiones, desde pequeñas “trampas” en el reporte de gastos hasta complejas maniobras financieras de carácter delictivo que desembocan en texto de las páginas policiales de los medios de comunicación.
En ese sentido, uno de los fraudes más comunes para las empresas tiene que ver con alocar a la compañía gastos de carácter personal. Esto es algo que sucede en prácticamente todas las industrias y ninguna empresa está exenta a esa “tentación” por parte de sus colaboradores.
Gestionar adecuadamente el gasto de combustible es una práctica comercial extremadamente importante para los administradores de sistema de flotas. Sin embargo, el fraude es una práctica extendida debido a que no siempre se aplica un control de transporte eficiente y hacerlo es una tarea desalentadora si no se cuenta con las herramientas necesarias. Cuando se suman, estas acciones fraudulentas pueden tener un alto costo en el resultado final de la empresa y causar problemas de financiación para su departamento de flota.
Cómo opera el fraude
Ahora bien, ¿cómo se registra este fraude principalmente en el ámbito de gestión de transporte? Uno de las estafas más habituales se registran a través de la carga de combustible con recursos de la empresa para el vehículo particular del empleado.
Es decir, el colaborador presenta gastos reales en combustible efectivamente realizados en gasolineras con la tarjeta de la empresa pero que no fueron a parar al vehículo de la flota si no a su propio coche o a otro ajeno a la empresa.
“Los software de gestión de flota se convirtieron en un aliado clave para que el gerente de flota pueda controlar que los recursos de la empresa sean utilizados exclusivamente para uso de la compañía”
Hasta hace algunos años, esta práctica fue muy difícil de comprobar en la empresa. Requería de complejos análisis de gastos y consumos realizados a mano y bajo estimaciones imprecisas con lo cual el régimen de control de gastos estuvo siempre excesivamente basado en la confianza en el colaborador.
Control a través de la plataforma
En los últimos años, los software de gestión de flota se convirtieron en un aliado clave para que el gerente de flota pueda controlar que los recursos de la empresa sean utilizados exclusivamente para uso de la compañía y así reducir al mínimo el fraude en la carga de combustible.
¿Cómo se obtiene la información de la plataforma de gestión de flota? Existen varios recursos, pero el más simple se basa en verificar que el vehículo al cual se realizó la carga pertenezca a la flota.
Cuando el conductor abona con tarjeta de combustible la información de carga es recibida por la plataforma que procede a chequear la verificación geográfica del vehículo de la empresa en la gasolinera en ese momento. Si la información obtenida a través de la geolocalización es correcta, la carga se verifica. Si no es así, se eleva un alerta al gerente de flotas para que lo verifique con el conductor. De esta manera, la plataforma de gestión de flotas termina siendo el vector que permite que el fraude de combustible de la flota pueda desglosarse y observarse.
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