Cuando el CFO llama al fleet manager para revisar la operación, el resultado depende de qué reportes lleva el fleet manager a la reunión. Con los datos correctos, la conversación es sobre decisiones. Sin ellos, la conversación es defensiva y el CFO se queda con la sensación de que la flota no está bien controlada.
Esta guía lista los siete reportes que conviene tener listos en cualquier momento, sin armarlos a mano cada vez. Están pensados para responder las preguntas típicas de una dirección financiera en pocos minutos.
Antes de la lista conviene entender qué le importa, en orden de prioridad.
Costo total y evolución. Cuánto gastamos, cómo cambió respecto del período anterior y dónde está creciendo.
Predictibilidad. Si podemos proyectar cuánto vamos a gastar el próximo trimestre. Un CFO tolera un número alto; no tolera una sorpresa.
Comparación. Si estamos mejor o peor que el año pasado, o que otras bases de la misma empresa.
Retorno de decisiones concretas. Si compramos unidades nuevas, si cambiamos de proveedor, si activamos un sistema: está funcionando o no.
Riesgos con impacto financiero. Vehículos que pueden frenar la operación de un cliente, documentos vencidos que pueden derivar en multa, siniestros pendientes de cobertura.
Los siete reportes cubren esas cinco preocupaciones.
La distribución del costo total de la flota por categoría: mantenimiento, combustible, infracciones, gastos extras, equipamientos. Muestra en un solo gráfico dónde se va la plata.
Se mira mensual, comparado contra el mes anterior y contra el promedio del año. Responde dónde estamos gastando más y si cambió la distribución. La señal de alerta es una categoría que se mueve fuerte de un mes a otro sin motivo operativo que lo explique.
El costo total de cada unidad, ordenado de mayor a menor, con los más caros identificados y explicados: qué modelo son, cuántos kilómetros hicieron, qué antigüedad tienen, quién los maneja.
Se mira trimestral. Responde qué vehículos nos están costando más y si ese costo se justifica o son candidatos a renovación. La alerta es la unidad que está muy por encima del promedio de su propio modelo.
El costo por kilómetro recorrido, abierto por modelo y por base. Muestra qué modelos son más eficientes en costo total y qué bases operan más caro.
Se mira mensual contra el trimestre anterior. Responde qué modelo conviene para nuestra operación y si hay bases con costos anormalmente altos. La alerta es una diferencia grande entre bases que hacen operaciones parecidas.
La proporción entre unos y otros, con la tendencia de los últimos meses. Muestra si la flota se está volviendo más reactiva o más preventiva.
Se mira mensual. Responde si estamos previniendo o apagando incendios, y si la inversión en preventivo está rindiendo. La alerta es la proporción de correctivos creciendo varios meses seguidos: ahí hay un problema en el programa preventivo.
El estado de cumplimiento documental de vehículos y conductores. Cuántos documentos están vencidos, cuántos vencen en los próximos treinta días y qué se está haciendo con cada uno.
Se mira mensual, con el detalle de los casos críticos. Responde si estamos operando en regla y qué riesgo regulatorio hay abierto. La alerta es cualquier documento vencido sin nadie asignado: eso es riesgo directo.
El rendimiento promedio por modelo contra el esperado, las cargas marcadas como inválidas en el período y la comparativa de conductores.
Se mira mensual. Responde si estamos optimizando combustible y si hay problemas de operación o de uso indebido. La alerta es la proporción de cargas inválidas creciendo, o el consumo total subiendo sin que la operación lo explique.
Qué esperamos gastar, a partir de las tendencias actuales, los vencimientos que ya sabemos que vienen, los preventivos calendarizados y las renovaciones previstas.
Se mira trimestral. Es el reporte que más valora un CFO, porque es el único que mira para adelante. La alerta es una proyección que se despega del trimestre anterior sin justificación clara.
Sin sistema, juntar estos siete reportes es un trabajo manual de varios días al mes: exportar de un lado, cruzar con otro, armar los gráficos, revisar que los números cierren. Y para cuando están listos, ya están viejos.
Con los datos en una sola plataforma, los seis primeros están disponibles con la operación del día y el séptimo se recalcula al cierre de mes. El tiempo del fleet manager se va en interpretar y comentar, que es donde agrega valor, no en armar planillas.
En el módulo de Business Intelligence:
¿Llegás a la reunión con el CFO con los números o a buscarlos?
Con VEC Fleet los tableros están actualizados con la operación del día, y la exportación a Excel sale con los filtros que necesites.
