Cualquier sistema de gestión de flota se construye sobre dos catálogos maestros: el de marcas y el de modelos. Son las tablas fundacionales donde se define qué vehículos existen en la flota, con qué características técnicas y qué reglas de mantenimiento aplican a cada uno.
Sin esos catálogos bien cargados, ningún otro módulo opera bien. Los preventivos no se disparan cuando corresponde, la validación de cargas de combustible falla, y los reportes por modelo salen inconsistentes. La mayoría de las implementaciones que se degradan con el tiempo lo hacen por maestros mal cargados al inicio.
Es el catálogo de todas las marcas que operan en tu flota. Es la tabla más simple del sistema y también la que más se pasa por alto.
Cada entrada tiene el nombre normalizado de la marca, la categoría de vehículo, y la referencia al servicio técnico oficial en el país.
La normalización del nombre es lo crítico. Si una flota tiene unidades cargadas como Toyota, TOYOTA y toyota, el sistema las cuenta como tres marcas distintas y todos los reportes agrupados salen mal. Es la fuente de error más común en maestros mal armados.
Es el catálogo de los modelos específicos que operan en la flota. Cada modelo pertenece a una marca y agrega la información técnica y operativa que después usa todo el sistema:
Estos datos son la base de casi todos los cálculos. El rendimiento esperado alimenta la detección de cargas irregulares. La capacidad de tanque valida cada carga. El plan de mantenimiento dispara los preventivos. La categoría de licencia condiciona qué conductor puede manejar qué unidad.
Un maestro de modelos mal cargado hace que todo el resto opere con parámetros equivocados.
Porque están en la base de la pirámide de datos: todo lo que se construye encima depende de que estén bien.
Los preventivos se disparan según el plan asociado al modelo. Si el modelo no tiene plan, no se generan.
Las cargas de combustible se validan contra el rendimiento esperado y la capacidad de tanque. Sin esos datos, los controles automáticos no tienen contra qué comparar.
Los reportes por modelo —costo por kilómetro, ranking de eficiencia, comparación entre modelos— agrupan por este catálogo. Sin catálogo limpio, agrupan mal.
La asignación de conductores se valida contra la categoría de licencia. Sin ese dato, cualquiera puede quedar asignado a cualquier unidad aunque legalmente no corresponda.
Los planes de renovación se proyectan por modelo. Sin maestros, la proyección se hace unidad por unidad, lo que multiplica el trabajo y el error.
1. Marcas duplicadas por variaciones de escritura. Toyota, TOYOTA, Toyota Argentina. Se cuentan como marcas distintas. Se resuelve con normalización estricta al cargar.
2. Modelos sin diferenciar por año. Un mismo nombre comercial puede abarcar tres décadas con diferencias técnicas importantes. Cargarlos todos igual genera errores de plan y de rendimiento. Conviene cargar por generación o por rango de años.
3. Rendimiento esperado copiado del fabricante sin ajustar. Si el manual dice doce y la realidad operativa es nueve y medio, cargar doce hace que casi todas las cargas parezcan sospechosas. Hay que calibrar con datos propios.
4. Capacidad de tanque redondeada. Si el tanque real es sesenta y ocho litros y se carga setenta, una carga de sesenta y nueve aparece como sospechosa por un litro de diferencia. Conviene cargar el valor exacto.
5. Plan de mantenimiento sin asociar. El modelo está cargado pero no tiene plan vinculado, así que los preventivos nunca se disparan para esas unidades. Se detecta con una verificación cruzada al final de la carga.
Recopilar los datos del fabricante. Para cada modelo: capacidad de tanque exacta, rendimiento en condiciones estándar, plan de mantenimiento oficial con sus intervalos por tiempo y por kilometraje, categoría de licencia.
Normalizar los nombres. Definir la nomenclatura oficial de cada marca y modelo, documentarla, y usarla sin excepciones.
Calibrar el rendimiento esperado. Sólo después de acumular cargas operativas reales. Con esos datos se calcula el rendimiento efectivo por modelo y se actualiza el maestro.
Asociar el plan de mantenimiento a cada modelo, con la jerarquía de plan, servicio y tarea bien configurada, y verificar que los primeros preventivos se disparen donde corresponde.
Auditar de forma cruzada. Contar unidades por modelo y comparar contra el inventario real. Una unidad mal categorizada genera problemas todos los días de su vida operativa.
Es una inversión de trabajo al inicio que se paga muchas veces en los años siguientes.
Si el modelo ya existe en el maestro, la unidad hereda todos los parámetros: plan de mantenimiento, rendimiento esperado, capacidad de tanque. No hay configuración adicional.
Si el modelo es nuevo, primero hay que cargarlo, y si la marca tampoco existe, cargarla antes. Esa lógica de herencia es lo que hace que sumar vehículos sea rápido y consistente. Sin maestros bien poblados, cada alta es una configuración manual completa y cada configuración manual es una oportunidad de error.
En el módulo de Mantenimiento y en la configuración general:
¿Tus vehículos están bien clasificados por marca y modelo?
En VEC Fleet cada modelo define el rendimiento esperado, la capacidad de tanque y el plan de mantenimiento que heredan todas sus unidades.
