Cada dia que um veículo passa na oficina é um dia sem operar. Em uma frota com operação intensiva, reduzir o tempo médio de imobilização se traduz em economia direta e em melhor nível de serviço ao cliente.
A imobilização tem duas partes: o tempo ativo de trabalho no veículo e o tempo perdido entre eventos operacionais, esperando aprovações, peças ou vaga na oficina. A segunda parte costuma representar a maior parte do total, e é aí que está a oportunidade real de melhoria.
O tempo total que um veículo fica fora de operação por causa de um ticket se divide em dois.
Tempo parcial, o trabalho efetivo. O tempo em que o mecânico está trabalhando no veículo. Diagnóstico, desmontagem, troca de peças, montagem, testes. É a parte produtiva do ticket.
Tempo entre status, a espera. Esperando a peça que não chegou, a aprovação do orçamento adicional, a vaga na oficina, o motorista que precisa retirar a unidade, a nota fiscal para poder fechar o ticket. É a parte morta.
Um corretivo de embreagem pode ter seis horas de trabalho efetivo e três dias de espera. O veículo fica imobilizado três dias com seis horas de trabalho real. A grande melhoria está no segundo componente, não no primeiro.
Antes de reduzir a espera, é preciso entender de onde ela vem.
1. Espera de peças. O mecânico fez o diagnóstico, pediu a peça e esperou que ela chegasse. Em frotas sem estoque preparado nem fornecedores com prazo comprometido, essa espera pode levar dias.
2. Espera de aprovação de orçamento. A oficina detectou uma peça adicional ou um serviço não previsto. É preciso aprovação, e ela demora quando não há um fluxo claro de escalonamento.
3. Espera de vaga na oficina. O veículo chegou, mas não havia capacidade. Isso acontece principalmente em oficinas externas, com vários clientes disputando espaço.
4. Espera do motorista para retirar. A unidade está pronta, mas o motorista designado não pode buscá-la: turno encerrado, rota em andamento, outro veículo atribuído.
5. Espera da nota fiscal para o fechamento. O trabalho terminou, mas a nota fiscal não está pronta. O ticket fica aberto administrativamente, embora o veículo já esteja operando.
Cada um tem uma solução diferente e melhora a imobilização em uma magnitude diferente.
Meses 1 e 2: medição de base. Sem dados, não há redução possível. Ativar o registro de tempo parcial e tempo total em todos os tickets corretivos e preventivos. Depois de um mês e meio, ter a média real de cada um por tipo de ticket, por modelo e por oficina. Esse é o ponto de partida.
Meses 2 e 3: atacar a espera de peças. Analisar as peças mais frequentes do último ano. As de maior giro, como filtros de ar, filtros de óleo, correias e pastilhas de freio, deveriam estar em estoque na oficina própria ou garantidas por acordo com a oficina externa.
Meses 3 e 4: atacar a espera de aprovação. Definir limites. Orçamentos pequenos não exigem aprovação adicional e a oficina segue direto. Os intermediários exigem aprovação do gerente de manutenção com prazo comprometido. Os grandes vão para a diretoria. Sem escalonamento definido, cada aprovação é um gargalo.
Meses 4 e 5: atacar a espera de vaga. Renegociar com oficinas externas incluindo garantia de vaga para corretivos urgentes. Considerar ampliar a rede para descentralizar a demanda. Para preventivos, programar com antecedência no calendário para que a oficina reserve a vaga.
Meses 5 e 6: atacar a espera do motorista e da nota fiscal. Avisar o motorista quando o veículo estiver pronto, com a opção de designar outra pessoa para retirá-lo. E separar o fechamento técnico do administrativo: o veículo volta a operar sem esperar a papelada.
Além de reduzir a espera, a outra alavanca é priorizar melhor. Nem todos os tickets têm o mesmo impacto operacional.
Crítica. Veículo que bloqueia a operação de um cliente-chave ou de uma rota estratégica. Tem prioridade sobre todo o resto e pode justificar pagar hora extra à oficina ou uma peça mais cara.
Alta. Unidade cuja imobilização tem impacto, mas pode ser coberta temporariamente por outra. É priorizada dentro do fluxo normal.
Média. Veículo que não está em rota crítica e cuja imobilização é tolerável por um tempo.
Baixa. Unidade com baixa utilização ou em avaliação para renovação. Pode esperar sem custo operacional significativo.
A prioridade é definida na abertura do ticket e é o que ordena a fila quando a oficina não dá conta.
O módulo de Manutenção centraliza as alavancas:
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