Como calcular o custo real de manter um veículo

Os 6 componentes do custo real de manter um veículo

1. Custo direto de oficinas e peças. A nota fiscal visível. Soma dos tickets corretivos, preventivos e de vencimento fechados no período. É a única coisa que a maioria das frotas mede.

2. Custo de combustível associado a problemas de manutenção. Um veículo com problemas mecânicos consome mais combustível do que deveria. Se você tem uma unidade com desvio de consumo em relação ao esperado para o modelo e ela ainda não tem seu corretivo aberto, esse excesso é custo de manutenção adiado. Ele é medido cruzando o relatório do módulo de Combustível com o histórico de corretivos.

3. Custo de imobilização do veículo. Cada dia que o veículo passa na oficina é um dia sem operar. O custo é calculado multiplicando os dias na oficina pela receita diária média que essa unidade gera, ou pelo custo de reposição se você precisar alugar outra. Em frotas de transporte e logística, esse componente costuma superar o custo direto de oficinas.

4. Custo de oportunidade operacional. Realocar motoristas, reprogramar rotas, dar retorno ao cliente que ficou esperando, coordenar com a seguradora se houve sinistro. Não é um custo monetário direto, mas é tempo de pessoal especializado gasto na gestão de eventos evitáveis.

5. Custo de garantias perdidas. Cada revisão feita fora do prazo ou em oficina não autorizada pode ter invalidado uma garantia. Se depois aparece uma falha coberta e você não consegue acioná-la, a empresa absorve esse custo. Ele é invisível até aparecer.

6. Custo de depreciação acelerada. Um veículo mal mantido perde valor de revenda mais rápido. A diferença entre o valor esperado segundo o plano de renovação e o valor real no momento da baixa é custo de manutenção diferido.

Como montar a fórmula

O custo total de manutenção por veículo é a soma do custo direto de oficinas e peças, do custo de combustível associado a problemas mecânicos, do custo de imobilização, do custo de garantias perdidas quando se aplica e do diferencial de depreciação acelerada no fim do ciclo.

O custo de oportunidade operacional é difícil de monetizar item a item, mas vale estimá-lo como um percentual do custo direto para não ignorá-lo.

Custo por quilômetro: a métrica que padroniza a comparação

O custo absoluto não pode ser comparado entre veículos com uso diferente. Uma unidade que roda 5.000 km por mês e outra que roda 500 não podem entrar na mesma tabela. Para comparar, você divide o custo total de manutenção pelos quilômetros rodados.

O custo por quilômetro permite:

• Comparar o desempenho de manutenção entre modelos do mesmo tipo.
• Identificar unidades que se desviam dentro do mesmo modelo.
• Decidir quando vale a pena renovar, se o custo de manter supera o de trocar.
• Negociar com fornecedores com dados concretos.

Um custo por quilômetro razoável depende do tipo de frota e varia muito entre veículos leves urbanos, pesados de longa distância e equipamentos especiais. O número absoluto importa menos do que sua evolução mês a mês.

Como cruzar os dados para chegar ao número real

O custo total só pode ser calculado se o seu sistema cruzar informações de vários módulos. Os dados que você precisa ter em um só lugar são:

• Tickets fechados com valor e data, sejam corretivos, preventivos ou de vencimento.
• Abastecimentos por veículo, com consumo real versus o esperado.
• Total de dias de imobilização por unidade.
• Histórico de revisões com indicação de cumprimento do plano do fabricante.
• Plano de renovação com valor de revenda esperado por modelo.

Se esses dados estão em planilhas separadas, o cálculo vira um projeto manual de vários dias por mês. Se estão na mesma plataforma, o relatório sai sozinho.

A roda de gastos: o modelo visual do custo total

A roda de gastos é a representação visual do custo de cada veículo, detalhado por categoria. Ela permite ver de relance para onde vai o dinheiro: quanto em manutenção, quanto em combustível, quanto em multas, quanto em gastos extras.

Uma unidade com a roda equilibrada tem uma distribuição razoável entre categorias. Uma com a roda desequilibrada, com a maior parte concentrada em manutenção, tem um problema específico que vale a pena investigar antes de continuar gastando.

É a ferramenta que mais rápido convence um CFO de que controlar o custo total não é o mesmo que controlar o custo da oficina.

Como a VEC Fleet organiza o custo por veículo

O módulo de Manutenção e o de Business Intelligence centralizam os dados necessários:

• Roda de gastos por veículo, com o detalhamento por categoria: manutenção, combustível, multas, gastos extras e equipamentos.
• Custo por quilômetro por unidade, por modelo e por base, comparável dentro da frota.
• Histórico completo de tickets por veículo, com valor, data e status.
• Consumo de combustível versus o esperado do modelo, que é onde os problemas mecânicos aparecem antes de chegar à oficina.
• Relatórios exportáveis por veículo, modelo, base e centro de custos.

Você sabe quanto realmente custa cada veículo da sua frota?

Com a VEC Fleet você tem a roda de gastos por unidade e o custo real por quilômetro, com o detalhe de para onde vai cada centavo.

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