As multas de uma frota são o gasto mais silencioso e mais mal gerenciado que existe. Aparecem semanas depois da infração, muitas vezes sem identificação clara do motorista, com prazos que vencem e pagamentos feitos fora da janela de desconto.
Este guia explica como configurar os três controles que organizam a gestão: o de prazo, que define quando você fica sabendo e quando age; o de localização, que define se a infração é realmente daquela unidade; e o de pagamento, que define quanto você acaba pagando.
Detecção tardia. A multa chega pelo correio ou é descoberta no próximo trâmite. Entre a infração e a detecção podem se passar meses, e no caminho se perde o desconto por pagamento antecipado, que em muitas jurisdições é metade do valor.
Identificação imprecisa. Sem controle de localização, a multa é atribuída ao veículo, mas não à pessoa. Ninguém se responsabiliza e a empresa acaba pagando sem conseguir repassar o custo a quem o gerou.
Pagamento descontrolado. Sem gestão centralizada, algumas são pagas com atraso e acréscimo, outras são pagas sem o desconto que estava disponível, e outras são esquecidas até se tornarem um entrave administrativo na hora do licenciamento do veículo.
Cada um dos três controles ataca um problema.
O objetivo é que o intervalo entre a infração e o momento em que a empresa fica sabendo seja o mais curto possível.
Para isso é preciso uma rotina de consulta sistemática, e não quando alguém se lembra. Uma revisão periódica de multas novas por unidade, com um responsável e um horário fixo na semana. E, a partir dessa detecção, o aviso ao gestor de frota e ao motorista atribuído, enquanto o episódio ainda está fresco.
A diferença entre ficar sabendo em dias e ficar sabendo em meses não é só o desconto perdido: é que a conversa com o motorista deixa de ser uma cobrança abstrata e passa a ser uma troca sobre algo de que ambos se lembram.
O objetivo é confirmar que o veículo estava de fato onde a infração diz que estava e, a partir daí, identificar quem o dirigia.
Configura-se registrando qual motorista estava com cada unidade em cada momento e cruzando a data, a hora e o local da infração com esse registro e com a posição da unidade.
Esse controle tem dois usos, e convém não confundi-los. O primeiro é atribuir responsabilidade interna, o que permite aplicar a política da empresa. O segundo, menos óbvio e mais valioso, é ter com o que recorrer: quando a infração não corresponde àquela unidade —placa lida errado, erro do órgão autuador, clonagem— a evidência de onde o veículo realmente estava é a única coisa que sustenta a defesa.
O objetivo é pagar cada multa no momento em que ela custa menos.
Configura-se registrando cada infração com seu valor, seus vencimentos escalonados e seu status, com aviso antes de cada data-limite e com o comprovante de pagamento anexado ao encerrá-la.
Parece administrativo, e é. Mas é a parte da gestão de multas com retorno mais direto e mais imediato: não exige mudar a forma como ninguém dirige, só exige não deixar os prazos vencerem.
Os três controles funcionam como uma cadeia, e a ordem importa.
Primeiro o de prazo, porque sem detecção antecipada os outros dois chegam tarde. Depois o de localização, porque define se a multa é sua e de quem. E por último o de pagamento, que é onde a economia se materializa.
Pular o primeiro invalida os outros dois: se você fica sabendo quando o desconto já venceu, o controle de pagamento não tem nada a otimizar, e se fica sabendo três meses depois, ninguém se lembra de quem dirigia.
No módulo de Multas, cada multa mostra seus três controles com indicação por semáforo:
Além disso:
Quantas multas da sua frota foram pagas sem o desconto por pagamento antecipado?
Com o VEC Fleet, cada multa tem seus três controles à vista: se a unidade estava lá, se está paga e quanto tempo resta.
