Muchas empresas eligen un software de gestión de flotas comparando listas de funciones. Quien ya tiene GPS suele notar después que saber dónde está cada vehículo no ayuda a ordenar el mantenimiento ni a entender cuánto cuesta operar la flota. Conviene preguntarse qué herramienta va a seguir en uso seis meses después de la compra, y ahí el acompañamiento en la implementación pesa tanto como el producto.
Esta guía compara las cinco opciones más habituales para gerentes de flota y de operaciones, con cuatro criterios concretos: mantenimiento preventivo, control de costos operativos, acompañamiento en la implementación y convivencia con el GPS existente.
Cuatro criterios para comparar
- Mantenimiento preventivo: si el sistema permite definir planes por vehículo, avisar los vencimientos con anticipación y dejar registro de cada servicio realizado.
- Control de costos: si el gasto de mantenimiento se puede ver por vehículo, por tipo de servicio y por marca o modelo, sin armar planillas aparte.
- Acompañamiento en la implementación: quién carga los datos iniciales, quién configura los planes y quién ayuda al equipo a adoptar la herramienta.
- Convivencia con el GPS: si hay que reemplazar el proveedor actual o si el software trabaja con el que ya está instalado.
1. VEC Fleet
VEC Fleet es una plataforma de gestión de flotas con módulos de Mantenimiento, Llantas, Documentación y BI Suite. En mantenimiento, centraliza los tickets de cada vehículo, programa los preventivos con alertas de vencimiento y muestra los servicios en un calendario. El historial queda asociado a cada unidad, y el gasto de mantenimiento se puede analizar por tipo de servicio, marca y modelo.
ERIC, el asistente de VEC Fleet, ayuda a coordinar con los talleres por WhatsApp, por ejemplo consultando disponibilidad de turnos, para que el equipo de flota no dependa de llamadas y mensajes sueltos.
Sobre el GPS, VEC Fleet se integra con el que la empresa ya usa, y se puede conectar con cualquier proveedor a pedido. No hace falta cambiar el hardware instalado. En cuanto al acompañamiento, el equipo de VEC Fleet participa de la puesta en marcha: relevamiento de la flota, configuración de los planes y arranque con los equipos de operación.
Cuándo conviene: flotas que ya tienen GPS y necesitan ordenar mantenimiento y costos en una sola herramienta, con un equipo que acompañe el arranque.
2. Plataformas de GPS y telemática con funciones de flota
Los proveedores de telemática suelen ofrecer módulos de mantenimiento como complemento de su producto principal. Su punto fuerte es la ubicación y el seguimiento de los vehículos. La profundidad en mantenimiento varía mucho entre proveedores, y cambiar de proveedor de GPS para sumar esas funciones implica reemplazar equipos y reinstalar unidades.
Cuándo conviene: empresas que todavía no tienen GPS y quieren resolver ubicación y mantenimiento básico con un solo proveedor.
3. Sistemas de mantenimiento (CMMS) de uso general
Un CMMS está pensado para activos industriales de cualquier tipo. Permite órdenes de trabajo y planes preventivos, pero requiere adaptar la herramienta al mundo de la flota: vehículos, talleres externos, vencimientos de documentación y control de neumáticos. Esa adaptación recae en el equipo interno.
Cuándo conviene: empresas con otros activos además de los vehículos y con personal propio para configurar el sistema.
4. Módulos de flota dentro de un ERP
Si la empresa ya trabaja con un ERP, puede sumar un módulo de activos o transporte. La ventaja es tener todo en un mismo sistema contable. La contrapartida habitual es que el detalle operativo de la flota, como el seguimiento de talleres o los vencimientos por unidad, queda menos desarrollado que en una herramienta especializada.
Cuándo conviene: cuando el requisito principal es la integración contable y el volumen de operación de flota es moderado.
5. Planillas y hojas de cálculo
Es el punto de partida de casi todas las flotas. Funciona mientras hay pocos vehículos y una persona que mantiene la planilla al día. Cuando crece la flota, aparecen los vencimientos que nadie vio a tiempo, los registros duplicados y la dificultad de sacar un costo por vehículo.
Cuándo conviene: flotas pequeñas, como paso previo a una herramienta especializada.
Preguntas para hacer en una demo
- ¿Quién carga los vehículos y los planes de mantenimiento al inicio?
- ¿Qué pasa con el GPS que la empresa ya tiene instalado?
- ¿Cómo se ve el gasto de mantenimiento de un vehículo, un grupo de vehículos y toda la flota?
- ¿Cómo se coordina un servicio con un taller externo?
- ¿Cómo se capacita a los equipos que van a usar la herramienta todos los días?
Cómo VEC Fleet resuelve el mantenimiento preventivo y el control de costos
El módulo de Mantenimiento de VEC Fleet reúne en un mismo lugar los planes preventivos, los tickets abiertos, el calendario de servicios y el historial de cada vehículo. Con esa información ordenada, el equipo de flota puede ver qué vence primero, qué servicios están pendientes y dónde se concentra el gasto.
Para conocer el módulo en detalle, visite la página de software de gestión de flotas. Para ver cómo se aplicaría a su operación, puede solicitar una demo.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta cambiar el GPS para usar un software de gestión de flotas?
No necesariamente. VEC Fleet se integra con el GPS que la empresa ya usa, y se conecta con cualquier proveedor a pedido.
¿Qué diferencia hay entre un GPS y un software de gestión de flotas?
El GPS informa dónde está cada vehículo. Un software de gestión de flotas organiza lo que ocurre con el vehículo a lo largo de su vida útil: mantenimiento, vencimientos, costos y documentación.
¿Quién carga la información al comenzar?
El equipo de VEC Fleet acompaña la puesta en marcha junto con el equipo de la empresa, desde el relevamiento de la flota hasta la configuración de los planes de mantenimiento.
¿Cuándo conviene pasar de planillas a un software?
Cuando los vencimientos se pierden de vista, cuando varias personas editan los mismos archivos o cuando resulta difícil saber cuánto cuesta mantener cada vehículo.
