La transformación digital es un proceso continuo que implica la adopción de tecnologías digitales para mejorar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de una empresa.

Las flotas que adoptan la transformación digital obtienen una serie de beneficios, como mejorar la eficiencia, automatizar tareas, ahorrar en costos de combustible, mantenimiento, seguros y otros temas.

¿Quieres saber cómo aplicarla en tu negocio? Te invitamos a conocer más sobre la implementación de la transformación digital en flotas. Pero, antes, es importante entender a qué nos referimos por transformación digital

Un cambio cultural

Muchas personas suelen confundir transformación digital con marketing digital. Sin embargo, se trata de dos asuntos diferentes:

• El marketing digital se refiere al conjunto de herramientas digitales que cualquier empresa puede utilizar para lograr sus objetivos comerciales (u otros): crear su sitio web, hacer una campaña de email marketing, crear contenido en un blog (como éste), tener presencia en redes sociales como Facebook, TikTok, Instagram, hacer publicidad en Google o en cualquier otro lugar, etc.
• La transformación digital es un proceso cultural. Es decir, implica un cambio en la forma de hacer las cosas, en la manera de trabajar, de comunicar y de realizar cualquier proceso crítico para una empresa y su relación con sus clientes y otros públicos clave.

En línea con esta última definición, según McKinsey & Company, una de las firmas de consultoría estratégica más grandes y prestigiosas del mundo, “la transformación digital es el uso de tecnologías digitales para cambiar fundamentalmente la forma en que una organización opera y crea valor.”

Veamos algunos simples ejemplos de transformación que forman parte de nuestra vida cotidiana:

• Piensa en cómo Netflix cambió a la industria del entretenimiento. Las personas dejaron de alquilar películas en Blockbuster o de verlas en la televisión por cable.
• Mira cómo ha crecido el comercio electrónico. ¿Cuántas cosas que antes comprábamos en tiendas físicas ahora las buscamos en Amazon, Mercado Libre u otro sitio similar?

En Netflix:

• accedemos a millones de títulos a través de cualquier dispositivo conectado (Computadora, teléfono móvil, tablet, etc.)… muchos más que los que podíamos encontrar en el Blockbuster de nuestra ciudad.
• los vemos cuando queremos y todas las veces que tenemos ganas. No pagamos multas por devolución fuera del plazo… porque no tenemos que devolver nada.
• ¿Qué pasa si estamos en un lugar sin Internet? Podemos descargar nuestro contenido favorito para verlo offline sin problemas.

En Mercado Libre:

• accedemos a un amplio catálogo de productos, mucho mayor que el de cualquier comercio físico
• podemos comparar precios fácilmente
• recibimos los productos rápido y sin movernos de nuestra casa

De la misma forma que estas plataformas son elegidas por tantas personas porque les permiten hacer las cosas de manera más simple, eficiente y personalizada, los jefes de flotas también encuentran en la tecnología un aliado para la automatización de tareas y la mejora de la experiencia del usuario (UX), un principio fundamental de la transformación digital.

Piensa en el tiempo que se pierde al trabajar con planillas completadas en forma manual. ¿Qué pasa si alguien se equivoca al completar una planilla? O piensa en las dificultades de guardar toda la información de la flota en una planilla de Excel en una computadora. ¿Qué pasa si ese archivo se pierde?

Entonces, la UX busca facilitar el uso de un producto o servicio, haciéndolo más accesible y conveniente. En pocas palabras, cuanto más simple hagamos las cosas para nuestro usuario, mejor. Es más, podríamos decir que la transformación digital consiste en aplicar la tecnología para mejorar la UX.

¿Cuáles son las 4 tecnologías de la transformación digital?

Se apoya en 4 tecnologías:

• Internet de las cosas (IoT, Internet of Things): es la tecnología que transforma a cualquier dispositivo en una computadora conectada a Internet. Podemos verla hoy en electrodomésticos, vehículos y cada vez más cosas. Gracias a sensores los dispositivos IoT recopilan y comparten datos en tiempo real.
• Inteligencia Artificial (IA): es la capacidad adquirida por una máquina para aprender, razonar y realizar tareas que antes requerían la intervención humana.
• Computación en la nube (Cloud Computing): sirve para que las empresas no tengan que mantener una infraestructura propia costosa y limitada de servidores, almacenamiento y aplicaciones. A través de Internet, pueden aprovechar la nube para reducir costos, entre otras ventajas.
• Big Data: permite analizar grandes volúmenes de datos, imposibles de procesar de otro modo. La IoT, entre otras cosas, provocó el crecimiento exponencial de la cantidad de información y las organizaciones necesitan encontrar formas inteligentes y automatizadas para entenderlos y aprovecharlos.

 

“El objetivo de la transformación digital es crear valor para los clientes, mejorar la eficiencia y generar nuevas oportunidades de negocio”

 

Consejo: garantiza el buen estado de los vehículos con los distintos tipos de mantenimiento en un software de flotas

Tecnologías digitales para flotas 

Ahora bien, si hablamos específicamente de gestión de flotas, existe una serie de tecnologías digitales que pueden utilizarse para mejorar la gestión de flotas. Algunas de las más importantes son:

• Localización:  las tecnologías como el GPS permiten rastrear la ubicación de los vehículos en tiempo real. Esto puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia de sus rutas, a reducir el tiempo de inactividad y a mejorar la seguridad de los conductores.
• Telemetría: sirven para recopilar datos en tiempo real sobre el estado de sus vehículos. Estos datos pueden utilizarse para realizar un mantenimiento predictivo, para identificar patrones de conducción peligrosos y para optimizar el consumo de combustible.
• IA: puede utilizarse para automatizar tareas, analizar datos y tomar decisiones. Las empresas pueden utilizar la IA para mejorar la gestión de sus flotas en una serie de áreas, como la optimización de rutas, la asignación de pedidos y la seguridad del conductor.

Cómo implementar la transformación digital para flotas 

La implementación de la transformación digital para flotas es un proceso complejo que requiere una planificación cuidadosa. Las empresas que decidan implementar la transformación digital deben seguir los siguientes pasos:

1. Definir los objetivos: el primer paso siempre es definir los objetivos que la empresa desea alcanzar con la transformación digital. Por ejemplo, mejorar la eficiencia, reducir los costos, aumentar la seguridad de los vehículos, reducir los tiempos de inactividad de los vehículos o mejorar la satisfacción del cliente.
2. Evaluar la situación actual: una vez que se han definido los objetivos, es necesario evaluar la situación actual de la flota. Esto implica identificar los procesos y las tecnologías que necesitan ser mejorados. Por ejemplo: necesitamos medir el gasto de combustible para reducirlo y para eso tenemos que contar con tecnología para lograr procesos automatizados.
3. Desarrollar un plan de implementación: el plan de implementación debe definir las tecnologías que se utilizarán, los procesos que se cambiarán y el cronograma de implementación. Por ejemplo, comenzaremos a utilizar software especializado en gestión de flotas en lugar de planillas manuales y su implementación se hará de forma progresiva en X meses.
4. Implementar el plan: la implementación del plan debe realizarse de manera gradual para minimizar el impacto en las operaciones diarias. Por ejemplo, se comienza capacitando al jefe de la flota y a los principales empleados administrativos, luego a los choferes, etc.
5. Medir los resultados: es la última etapa, pero no es menos importante que las demás. Al contrario, es fundamental medir los resultados de la transformación digital para asegurarse de que está alcanzando los objetivos deseados o para hacer los cambios que sean necesarios para corregir el rumbo. Por ejemplo, queríamos bajar el gasto en combustible un 20 por ciento y solo bajó un 5. Evidentemente hay algo que modificar ya que, a pesar de la automatización de procesos, no se evidencia una mejora significativa.

Estos 5 pasos pueden resultar difíciles de alcanzar para algunos jefes de flotas. Sin embargo, con el soporte de un socio especializado en transformación digital y software para flotas, es posible llevar a cabo todo el proceso de forma simple y personalizada según las necesidades de cada negocio.

Consejo: implementa software de gestión de flotas para mejorar el mantenimiento

Beneficios de la transformación digital para flotas 

La transformación digital puede proporcionar una serie de beneficios a los jefes de flotas, entre los que se incluyen:

• Mejora de la eficiencia operativa: el software de gestión de flotas permite automatizar tareas, optimizar procesos y reducir tiempos de inactividad. Bien implementado y medido, esto conduce a una mejora de la eficiencia operativa.
• Reducción de costos:  la transformación digital puede ayudar a las empresas a ahorrar en costos de combustible, mantenimiento, infracciones, seguros y otros gastos operativos. Gracias a esto, consiguen una mejora de la rentabilidad.
• Mejora de la seguridad:  las tecnologías mencionadas anteriormente mejoran la seguridad de sus conductores y de la carga. Así, se reducen los accidentes y las pérdidas.
• Mejora de la satisfacción del cliente:  las flotas ofrecen una mejor experiencia, un servicio más eficiente y personalizado a sus clientes. Esto mejora su satisfacción y los fideliza.

 

“Las flotas que adopten la transformación digital pueden obtener una serie de beneficios, entre los que se incluyen la mejora de la eficiencia, la reducción de costos, la mejora de la seguridad y la mejora de la satisfacción del cliente”

 

Un ejemplo de lo que puede lograrse con la transformación digital para flotas

De acuerdo con el Instituto Mexicano del Transporte (IMT), en 2022 se registraron un total de 3.770 infracciones de tránsito en carreteras federales protagonizadas por vehículos de carga. De estas, 2.548 fueron provocadas por el conductor del vehículo de carga, lo que representa el 68 por ciento del total.

Las infracciones de tránsito más comunes cometidas por flotas en México son:

• Exceso de velocidad: el 40 por ciento de las infracciones de tránsito protagonizadas por vehículos de carga fueron por exceso de velocidad.
• No respetar las preferencias de paso: es la segunda infracción de tránsito más común en México. En 2022, el 25 por ciento de las infracciones fueron por no respetar las preferencias de paso.
• No portar la licencia de conducir: es la tercera infracción de tránsito más común (10 por ciento).

Las infracciones de tránsito cometidas por flotas en México tienen un impacto negativo en la seguridad vial, el medio ambiente y la economía. Pueden provocar accidentes, contaminación y pérdidas económicas.

Para reducirlas, es importante que las flotas implementen medidas de seguridad, como:

• Capacitar a los conductores: concientizarlos en temas de seguridad vial, como el manejo defensivo, el exceso de velocidad y el consumo de alcohol y drogas.
• Establecer reglamentos de disciplina: definir cuáles pueden ser las causas de multas, suspensiones o despidos para los conductores.
• Implementar sistemas de gestión: para monitorear el comportamiento de los conductores y detectar infracciones de tránsito.

En relación a este último punto, las flotas pueden encontrar la forma de disminuir la posibilidad de sufrir infracciones con la implementación de software de gestión que puede:

• Controlar que todos los vehículos tengan la documentación en regla.
• Visualizar fácilmente y desde cualquier dispositivo todos los documentos de la flotilla en tiempo real, sus fechas de expedición, vencimiento y el tipo de documentación.
• Enviar alertas cuando existe documentación próxima a vencer y así evitar infracciones por documentación fuera de regla.
• Detectar un porcentaje muy alto de vehículos que deben ser reparados debido a condiciones de conducción peligrosas, como exceso de velocidad, que lleven a una mayor inactividad de la flota.
• Generar informes de seguridad que ayuden a los gerentes de flotas a identificar áreas de mejora y a tomar medidas para reducir el riesgo de accidentes. Por ejemplo, con tableros analíticos de Business Intelligence se simplifica el acceso a información valiosa para la toma de decisiones rápido.

De esta manera, el software de gestión de flotas es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a reducir el número de infracciones.

Consejo: descubre las claves en el mantenimiento de flotas diésel y gasolina

 

“La implementación de la transformación digital para flotas es un proceso complejo que requiere una planificación cuidadosa”

 

Conclusiones 

En resumen:

• La transformación digital no se trata solo de tecnología, sino de cómo se utiliza la tecnología para cambiar fundamentalmente un negocio.
• Es un proceso continuo que requiere un cambio en la cultura, los procesos y los modelos de negocio de una organización.
• El objetivo de la transformación digital es crear valor para los clientes, mejorar la eficiencia y generar nuevas oportunidades de negocio

La transformación digital es una tendencia que está transformando todas las industrias. Tal como señala Roberto Martínez, presidente de Pepsico México, en un artículo publicado MIT Sloan Review, la transformación digital “ya no es un lujo, sino una necesidad que debe estar encaminada a producir valor, tanto para la empresa como para los colaboradores, clientes y la sociedad en general”.

Si hablamos específicamente de flotas, aquellas que adopten la transformación digital pueden obtener una serie de beneficios, entre los que se incluyen la mejora de la eficiencia, la reducción de costos, la mejora de la seguridad y la mejora de la satisfacción del cliente. ¡No dejes de sumarte a la transformación digital! Cada vez más flotas encaran este proceso para conseguir los beneficios mencionados.