Aprende a controlar el consumo de combustible para una flota segura al utilizar software especializado para automatizar y monitorear.

El fraude de combustible es un problema común en las flotas de transporte en México. Es más, según nuestros datos, hasta un 50% de las empresas suele ser víctima de algún tipo de robo de combustible, ya sea a pequeña o a gran escala.

En cualquier caso, se trata de un problema que puede causar un costo importante para las empresas. Los fraudes y desvíos de dinero se pueden cometer de diversas formas, como por ejemplo:

• cargando combustible en su vehículo personal con la tarjeta de la empresa
• falsificando los recibos de combustible
• realizando cargas excesivas.

Sin los recursos tecnológicos adecuados, la detección de este tipo de fraudes es una tarea compleja. Afortunadamente, existen herramientas y técnicas que ayudan a las empresas a identificar, prevenir y resolver estafas para lograr tener una flota segura.

El valor de los sistemas de gestión de flotas

La tecnología desempeña un papel fundamental en la detección y prevención del fraude de combustible. Al proporcionar información valiosa sobre el consumo de combustible de sus vehículos, así como datos sobre el comportamiento de los conductores, se pueden identificar patrones sospechosos y tomar medidas para evitar un fraude.

Un software de gestión de flotas cómo VEC Fleet permite gestionar de una manera más inteligente este recurso tan importante. Pero, ¿Cómo integrar tecnología de manera simple y gestionar digitalmente una flota?

• Automatización: con el software de gestión de flotas se pueden automatizar procesos, monitorear en tiempo real y mejorar la toma de decisiones basadas en datos actuales e históricos.
• Análisis de datos y Business Intelligence: con un sistema de gestión de flotas es posible acceder a información valiosa sobre el consumo de combustible de todos los vehículos. De esta manera, los gerentes de flotas pueden identificar patrones sospechosos, como un aumento exagerado y repentino en el gasto de combustible o una carga que no coincide con el recorrido del vehículo, como también identificar oportunidades de ahorro.
• Información centralizada: Unificar los datos de distintos proveedores y talleres con la de los sistemas de tarjetas de combustible de las gasolineras, lo cual permite acceder a reportes detallados de cada transacción (litros cargados, importe, tipo de combustible, estación de carga, etc.) en forma automática e inmediata, sin tener que pasar por ningún proceso manual de carga individual.
• Monitoreo del comportamiento de los choferes: los sistemas de gestión de flotas también pueden utilizarse para monitorizar el comportamiento de los conductores. ¿El vehículo se desvió de su camino habitual? ¿Dónde paró? Gracias a las integraciones al software, se pueden detectar actividades sospechosas, como paradas frecuentes en gasolineras o cargas de combustible durante las horas no laborables.

“La tecnología puede desempeñar un papel fundamental en la detección y prevención del fraude de combustible”

Capacita a tus empleados para evitar malentendidos

Más allá de implementar todo tipo de medidas de detección de fraudes, los gerentes también pueden hacer otras dos cosas para evitar esta problemática.

• Educar y capacitar a los empleados: es importante que las personas aprendan a desempeñar sus funciones de acuerdo con una ética profesional y que entiendan las consecuencias que pueden sufrir si son causantes de un fraude de combustible.
• Implementar políticas y procedimientos claros: las empresas deben establecer y asegurar la difusión interna de políticas y procedimientos fáciles de entender para todos los empleados involucrados en el uso de combustible.

Cada uno de estos procedimientos requiere de seguimiento, tanto en la educación como en la implementación de políticas, por eso, es fundamental contar con herramientas que faciliten la visibilidad de la performance operatoria de cada vehículo y conductor, ya que contar solo con buenas prácticas, no siempre son suficientes para detectar fraudes.

En resumen, el fraude de combustible es un problema serio que puede suponer un importante gasto. Detectarlo y prevenirlo es posible mediante la combinación de capacitación, políticas y procedimientos y tecnología.