Transcruz contrata a VEC Fleet para mejorar la gestión de flotas. La empresa es líder en flotas de transporte y decidió implementar software de mantenimiento de flotas para conseguir mayor productividad y ahorro de costos.

Los 60 camiones de la flota de Transcruz realizan 3400 viajes por año y transportan el 55 por ciento del mercado de autos nuevos en Bolivia de siete marcas diferentes. Esto implica un movimiento constante por rutas nacionales y de países vecinos.

La empresa cuenta con la certificación de operador económico autorizado, una acreditación global para probar el cumplimiento de ciertas medidas relacionadas con la seguridad y buenas prácticas en la cadena de suministro internacional de mercancías, que tiene reconocimiento en todos los países en los que opera Transcruz y es auditada por la aduana nacional de Bolivia. El directorio de la empresa se propuso cumplir con una relación métrica muy importante para 2020 la cual es bajar un 25 por ciento los gastos de mantenimiento de cada camión, porque actualmente es un costo muy alto.

 

No encontrábamos una alternativa que tuviera la flexibilidad que necesitábamos hasta que descubrimos VEC Fleet

A pesar del gran tamaño de su flota, Transcruz la gestionaba con archivos de Excel. Esta situación era la causa de varios problemas, típicos del uso de planillas:

 

• un trabajo muy arduo y que implica un tiempo de trabajo considerable
• la administración de Transcruz depende de que cada empleado cargue los datos
• informes que recién se completan 20 días o un mes de lo requerido o que directamente nunca se enviaban
• datos informados en las planillas que no coincidían con los gastos o con las reposiciones de los choferes

Walter Justiniano, gerente general de Transcruz, explicó que la empresa evaluó durante todo 2019 diversos sistemas de control de flota ofrecidos por proveedores de diferentes países y que no encontraron una alternativa que tuviera la flexibilidad que necesitaban hasta que descubrieron la plataforma de VEC Fleet.

 

Todo se gestiona en forma automática y no tenés que cargar la información constantemente

Cuando Transcruz hacía el control de su flota a mano, todo le costaba más. Por ejemplo, había que esperar a tener todas las facturas a fin de mes para hacer la conciliación. Ahora todo el proceso lo realiza en línea y en forma automática, con reportes avanzados para flota.

Según Justiniano, con la implementación del software de VEC Fleet descubrieron que no solo podían hacer el control del mantenimiento de la flota y los gastos sino también controlar los vencimientos de documentación, los impuestos y los gastos en multas. Y que además todo se gestiona en forma automática y no es necesario cargar la información constantemente, lo cual representó un valor agregado para Transcruz.

 

No sólo podemos hacer el control del mantenimiento de la flota y los gastos. Descubrimos que el software nos permite controlar los vencimientos de documentación, los impuestos y los gastos en multas. Y todo en forma automática

 

Camión que no rueda nos hace perder plata

El mayor gasto de una empresa de transporte es el control de mantenimiento de flotas, diesel, llantas, baterías, arreglos, aceite. Esos cinco factores implican el 80 por ciento de los gastos. Por eso, la empresa entendió que controlarlos y bajarlos un 25 por ciento sería un impacto tremendo en la rentabilidad y que la única manera de lograrlo es con una herramienta como la de VEC Fleet.

“Camión que no rueda nos hace perder plata”, dice Justiniano. De ahí el valor de contar con VEC Fleet como aliado, al poder medir el tiempo desde que salta un problema o necesidad hasta que se soluciona. 

Gracias al software de mantenimiento de flotas y control de vehículos, Transcruz tiene toda la información que precisa para mejorar la toma de decisiones, al acceder a reportes avanzados para flota. Cada vez que un camión sufre un desperfecto, la empresa ahora puede dar un seguimiento más eficiente al proceso de reparaciones: cuánto se tarda en seleccionar el proveedor, en el proceso de compra y el trabajo de taller hasta que el camión esté listo.

 

Ahora podemos actuar antes de que un camión se arruine

Además, a partir de la implementación de la plataforma, Transcruz desarrolló otro indicador vital: hoy, el 80 por ciento del mantenimiento a realizar es preventivo contra un 20 por ciento correctivo.

“Ahora podemos actuar antes de que un camión se arruine. Esto contribuyó a bajar los retrasos y aumentar considerablemente el cumplimiento de llegada a tiempo de los viajes, ya que los vehículos no sufren imprevistos”, explicó Justiniano.

Otra gran ventaja de la plataforma de VEC Fleet es que funciona como SaaS (software as a service). Por eso, Transcruz no tuvo que instalar nada ni tampoco tener servidores, licencias de lenguaje de programación o base de datos. Otro ahorro que no se ve a primera vista pero a la larga es mucho dinero.

 

El modelo de implementación es muy simple

A diferencia de otros sistemas de gestión, como un ERP, que según Justiniano puede implicar un tiempo de entre cuatro y seis meses en ser implementado, no lleva mucho tiempo poner en funcionamiento el software de gestión de transporte y mantenimiento de flotas.

Justiniano destaca que uno de los factores clave para elegir a VEC Fleet fue la facilidad de la implementación. El proceso de onboarding encarado por Transcruz contó con el asesoramiento permanente de los especialistas de VEC Fleet y duró apenas un mes.

Como parte del proceso, se hizo un simple y rápido traspaso a la plataforma de la información que la gerencia de Transcruz tenía en planillas de cálculo.

Según Justiniano, el equipo de VEC Fleet entiende las necesidades del cliente. Destaca su flexibilidad y el hecho de estar encima y preguntar en que pueden ser de ayuda. “Esto hace que uno sienta satisfacción porque se hace una mejora continua. La interrelación es fácil, práctica y simple. Fue todo muy transparente y hasta tenemos un grupo de WhatsApp para hacer consultas rápidas”, agrega Justiniano.

 

Te invitamos a conocer el testimonio completo de Transcruz en el siguiente video

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