A menudo nos encontramos con colegas gerentes de flotas de vehículos que nos comentan que no necesitan un software de gestión de transporte porque tienen toda su información prolijamente organizada en tablas dinámicas en planillas de cálculo, principalmente Excel.

En este caso, no alcanza con esgrimir argumentos sobre las bondades de contar con un software multiplataforma de gestión y mantenimiento de vehículos para el control de flotas, aunque vale la pena recordar algunas de sus fortalezas: considerable ahorro de costos, mayor seguridad y productividad, entre otros beneficios.

Si bien consideramos que el Excel es una poderosa herramienta de cálculo para múltiples aplicaciones, a continuación comentamos algunos de los aspectos por los cuales las planillas de cálculos son necesarias pero no suficientes si se busca la optimización de procesos y de costos, especialmente cuando se trata de gestión de transporte y flotas de vehículos.

Seguridad

Si bien puedes agregar protección con contraseña a tu hoja de trabajo o macro de Excel, su nivel de seguridad es relativamente bajo y pueden ser hackeadas fácilmente. Simplemente busca en Google y encontrarás varios servicios de terceros listos para abrir sus hojas de cálculo “protegidas”.

El software de gestión multiplataforma, en cambio,posee varios parámetros de seguridad y es responsable por el resguardo y acceso a la información, almacenada en la nube y disponible para el usuario en todo momento.

Propenso a errores

A diferencia del software de gestión (para cualquier industria vertical), que se puede personalizar para limitar la visión de los usuarios de datos específicos, las hojas de cálculo exponen fórmulas para todos, lo que lleva a posibles manipulaciones y errores, intencionales o no. Solamente por citar un caso, el banco JPMorgan Chase perdió en 2012 $ 6000 millones de dólares cuando un empleado usó una función SUMA en lugar de MEDIA.

El software de gestión, en cambio, es un sistema con funcionalidades cerradas pensadas en la experiencia del usuario amigable y a prueba de manipulaciones para evitar estos posibles errores por completo.

Las planillas de cálculos no son suficientes si se busca la optimización de procesos y de costos, especialmente cuando se trata de gestión de flotas de vehículos.

Control de cambios infinito

Si trabajas en un equipo de más de una persona (algo muy probable), sabrás que los entornos de trabajo colaborativos de hoy en día implican que múltiples usuarios accedan al mismo archivo, lo que dificulta el seguimiento de los cambios. Es posible que la mayoría de tus compañeros de trabajo envíen hojas de cálculo para compartir información. Pero las cosas pueden salirse de control bastante rápido: hay demasiadas versiones del archivo, nunca se sabe quién hizo los cambios y la ubicación de la última versión es un misterio.

El software de gestión y mantenimiento de flotas ofrece acceso a múltiples usuarios que necesitan realizar sus tareas simultáneamente. Con la opción de administrador, la información es controlada por un usuario en forma centralizada, mientras que que el resto obtiene solo las vistas específicas que necesita y puede crear informes sin dañar la integridad de los datos principales.

Cuestión de escala

Confiar en Excel para llevar a cabo las operaciones diarias no es sostenible para un negocio en crecimiento. Las hojas de cálculo tradicionales no permiten el intercambio de datos en tiempo real o las notificaciones mientras que los archivos también tardan en cargarse a medida que crecen en tamaño, por lo que cuantos más datos tenga, más tiempo necesitará para hacer las cosas.

El software de gestión y mantenimiento de flotas está preparado para adaptarse al tamaño de flota y empresa, y para que el volumen de información cargada no sea un problema, pensado para enviar notificaciones cuando sea necesario y que la experiencia del gerente de flotas sea lo más orgánica posible. En definitiva, busca que la tecnología sea su aliado perfecto.

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