Los reportes y la productividad de tu flota tienen un nexo directo por te recomendamos seguir los siguientes pasos para mejorar las operaciones.

Si no cumplen con ciertos propósitos, los informes sobre el desempeño de una flota terminarán apilados en la mesa de un escritorio sin que nadie los lea. Dada su importancia, es fundamental hacer algo para que se lean y se usen más.

Sin embargo, en las flotas brasileñas no es habitual encontrar reportes de métricas que sean de fácil y rápida lectura. Para que sean efectivos, se debe encontrar un buen formato para que, a partir de la visualización de los datos, todos los responsables de la flota obtengan lo que necesitan.

Lo primero que hay que hacer es conocer a tu público, entender las necesidades de las personas que van a leer los informes y que estos respondan a las preguntas que ellos tienen. Veamos otros consejos a continuación.

¿Qué hacemos con los datos?

• Destacar el lado visual de los datos: cuando se analizan números para ver la evolución en el tiempo de un determinado indicador, un gráfico es una forma rápida de entender lo que se está buscando. Por eso, la representación de datos en formato y visual puede ayudar a entender los insights detrás de los números de manera más eficiente que un resumen escrito. Excel u otra una hoja de cálculo puede ser un recurso útil para crear gráficos a partir de tablas con datos. Sin embargo, una alternativa aun mejor es contar con una plataforma de gestión de flotas, con la cual es posible generar gráficos automáticamente a partir de los datos registrados. 
• Ser simple: si bien puede ser tentador incluir cada pequeño detalle que ha costado tanto  recopilar, mantener la sencillez es más efectivo. Sobrecargar los reportes con una gran cantidad de información puede oscurecer las métricas que son importantes para un responsable de flota. Lo importante se pierde en medio de las montañas de datos y eso puede hacer que cueste sacar conclusiones. Por eso, como decíamos antes, es importante pensar en el público, qué es importante para él y eliminar cualquier cosa que pueda obstaculizar la comprensión del estado de la flota.
• Contextualizar los datos: en ocasiones, los números no ofrecen una imagen clara del desempeño de la flota. Por ejemplo, si un informe muestra una caída en los costos de combustible, pero no incluye el aumento del tiempo de inactividad que condujo a una disminución del uso, entonces no sería posible apreciar las causas de fondo. Por eso, es importante contextualizar los datos toda vez que sea necesario. Los informes no deben llevar a los jefes de flotas a creer que las cosas son más positivas o más negativas de lo que realmente son.
• Transformar los datos en acciones: los informes no tienen que ser una simple lectura de números y métricas. También pueden ser la llave para proponer posibles soluciones a los problemas que surgen luego de analizar los datos. Por ejemplo, si una métrica indica que el costo por kilómetro aumentó, es recomendable incluir como complemento un plan de acciones para reducir ese número.

“Con una plataforma de gestión de flotas es posible generar gráficos automáticamente a partir de los datos registrados”

La importancia del feedback y la regularidad

• Pedir feedback de los reportes: la mejor manera de saber si un reporte es útil e informativo es consultar. Al presentarlo por primera vez a los jefes de la flota, es recomendable preguntarles si les resultó útil o si faltó algún indicador importante. Luego, se puede seguir haciendo mejoras periódicamente a medida que se reciban nuevos comentarios.
• Establecer una periodicidad: es importante que los reportes se actualicen según una cierta regularidad para cumplir con el objetivo de medir el rendimiento de la flota en el tiempo. Puede ser una frecuencia semanal, mensual, trimestral o cualquier otra que se considere necesaria. Asimismo, el formato del informe debe conservar cierta estandarización. Es decir que las mismas métricas deben estar representadas de la misma manera para ver fácilmente los cambios de un período a otro.

Una buena plataforma de gestión de flotas puede ahorrarte mucho trabajo. Con VEC Fleet, las métricas son actualizadas en tiempo real y los datos están listos para visualizarse en cualquier momento y con cualquier dispositivo.