Revisar que un vehículo esté en condiciones antes de salir a la calle es una tarea rutinaria de la gestión de flotas pero a la vez de las más relevantes. Cumplir con ese proceso te sirve para asegurar que las operaciones se desarrollen con normalidad, detectar fallas y prevenir accidentes, entre otros beneficios.
Esta inspección suele implicar la revisión de diversos aspectos del estado del vehículo. Por ejemplo, cuánto marca el odómetro, cuál es el nivel de aceite o si el interior está en buenas condiciones.
¿Cómo se realizan las inspecciones en tu flota? ¿Siguen haciéndose en forma manual? Es hora de que conozcas las ventajas de digitalizar el proceso. Con la implementación de una plataforma de gestión y control de flotas, ahorrarás tiempo y dinero, además de hacer inspecciones mucho más eficientes. Es más, podrás hacer chequeos no solo de unidades sino también de las personas a cargo.
¿Quieres conocer más? Sigue leyendo para conocer cómo funciona el checklist realizado con software de mantenimiento de vehículos y gestión de transporte.
Crea y completa formularios digitales para hacer la inspección
La esencia del proceso no cambia. En una inspección de rutina, el chofer o empleado debe completar un formulario con información del vehículo antes de salir a la calle. Lo que varía es el formato. En vez de llenar una planilla de papel en forma manual, debe ingresar a la plataforma de control de flota (accesible desde cualquier teléfono móvil u otro dispositivo conectado).
Allí, debe responder a un formulario diseñado previamente que incluye todos los elementos clave a verificar antes de utilizar el vehículo.
¿Qué elementos no pueden faltar en un checklist digital para control del transporte? Eso depende de las características de tu flota, pero algunos temas que suelen incluirse son:
- Tipo de vehículo
- Nombre del chofer a cargo
- Nivel de aceite
- Odómetro (para actualizar el kilometraje)
- Estado del interior del vehículo
La plataforma te permite crear un cuestionario a medida de las necesidades de tu flota y agregar una serie de respuestas predeterminadas para que quien lo complete deba optar por una sola. Por ejemplo, para “tipo de vehículo”, las opciones podrían ser: auto, van, camioneta, camión, etc.
Además, sirve para aportar mayor precisión sobre los aspectos inspeccionados. Una buena muestra de ello es la consulta sobre el estado del interior del vehículo. Supongamos que está en muy malas condiciones: sucio, desprolijo, etc. En una planilla manual, la persona a cargo de la inspección podría consignar esta situación en forma escrita. En cambio, al hacerlo mediante una plataforma de gestión de transporte y control de flotas, podrá sacarle una foto al interior del vehículo para dejar evidencia de su mal estado.
“Con la implementación de una plataforma de gestión y control de flotas, ahorrarás tiempo y dinero, además de hacer inspecciones mucho más eficientes, en las cuales podrás hacer chequeos no solo de unidades sino también de las personas a cargo”.
Activa tickets correctivos
Cada checklist completado es un resumen de cómo está ese vehículo. El escenario ideal es que no haya ningún aspecto marcado en forma negativa. Esto será un indicador de que no hay nada por corregir y ese vehículo está en condiciones de circular.
Ahora bien, ¿qué sucede cuando una inspección detecta una falla? Siguiendo con el mismo ejemplo del estado del vehículo, es necesario realizarle una limpieza exhaustiva antes de que vuelva a salir a la calle.
En estos casos, la gran ventaja de hacer una inspección en forma digital es que, en apenas un instante y con un par de clics, podrás armar un ticket correctivo automáticamente mediante la plataforma.
Verifica el estado de salud de las personas
Algunas plataformas de gestión de transporte también cuentan con la opción de hacer un checklist no solo sobre el estado del vehículo, sino también de su conductor y así determinar si está en condiciones de conducir y desempeñar la tarea que le fue asignada.
Al igual que con la inspección del vehículo, se deben contestar una serie de preguntas, pero en este caso relacionadas con la persona. Este recurso es especialmente útil en un contexto como el provocado por la pandemia del coronavirus Covid-19, en el cual es vital preservar la salud de empleados, clientes y todo aquel vinculado con un proceso de logística o cualquier otro entorno de transporte.
De esta manera, el cuestionario podría incluir preguntas para detectar síntomas asociados al coronavirus, como “¿Tuvo pérdida de olfato?”. De ser respondida en forma afirmativa, el sistema emitirá automáticamente un alerta para informar al jefe de flotas y activar en forma inmediata los protocolos de seguridad necesarios.
Descubre inspecciones fraudulentas
Otra ventaja de la implementación de inspecciones a través de software de mantenimiento de vehículos y gestión de transporte es que ponen en evidencia el accionar de empleados deshonestos.
Con las planillas manuales, cualquiera podía cometer fraude y completarlas sin haber efectivamente realizado una inspección. Con una plataforma de control de flotas, esta maniobra es fácil de descubrir: el sistema compara fecha y hora en las cuales un chofer declara haber hecho el checklist con los datos del GPS de su vehículo y los del dispositivo utilizado para completarlo. Si los datos no coinciden, eso significa que nunca hizo la inspección o que, al menos, hay una situación confusa que es necesario aclarar.
En resumen, las múltiples ventajas de la digitalización de las inspecciones de vehículos te permitirán una mejor gestión de la flota y la automatización de procesos rutinarios pero fundamentales para su buen funcionamiento.
¿Qué esperas para implementar software de mantenimiento de vehículos y gestión de transporte? Te invitamos a conocer la plataforma de VEC Fleet, con la que podrás simplificar la inspección de cada vehículo y acceder a las ventajas de digitalizar este proceso clave para cualquier flota. Podrás acceder a varios formularios de ejemplo para usar o adaptar según tus necesidades.
Además, nuestro módulo de checklist ofrece la opción de revisar no solo las condiciones del vehículo sino también el estado de salud del conductor. Así, podrás tener un completo control de ambas cuestiones y gestionar en forma eficiente cualquier inconveniente.
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