Software de gestión de flotas de vehículos: ¿una necesidad para todos o un lujo para pocos?

Fabián llega a su oficina a las 8.30, pero su trabajo ya ha comenzado mucho más temprano. Ha recibido un mensaje de WhatsApp a las 6 de la mañana de uno de los choferes de la flota que administra en el que le avisa que se encuentra más de 5 horas retrasado por cuestiones aduaneras. 

Luego de tomar un café, Fabián, ya instalado en su puesto de trabajo, revisa los gastos mensuales de su flota, que consta de unos 15 camiones, y los compara con los del mes anterior. Guarda toda esa información en archivos de Excel que se almacenan en prolijas carpetas en el disco de su computadora. Sabe que, como se está acercando fin de año, debe comenzar a preparar el reporte anual para su jefe. Y que eso le va a llevar al menos unos 3 días de trabajo para consolidar… 

Si tuviera un software de gestión de flotas, Fabián podría no sólo dedicar mucho menos tiempo para preparar los reportes sino también poder cruzar muchas más variables sensibles a la operación de su flota. Además, dejaría de lado el stress de agendar todos los vencimientos en alertas de su teléfono y confiar ciegamente en que esa información ha sido correctamente cargada por su asistente. Todo eso, claro, entre muchos otros beneficios. 

En su empresa piensan que un implementar un software de gestión de flotas es innecesario y costoso para administrar “apenas” 15 camiones, un lujo que sólo pueden darse las grandes empresas con flotas más extensas. Por falta de información o pereza, desconocen que los beneficios del uso de la tecnología son numerosos y que les permitirá ahorrar mucho dinero y gestionar la flota en forma más eficiente.

El caso de Fabián es común a muchos otros gerentes de flotas de vehículos, para quienes dar el salto de las planillas de cálculo (o incluso, a veces, del lápiz y papel) a una plataforma de gestión de flotas es una decisión que a menudo se presenta como un gran dilema.

No lo es. O, al menos, no debería serlo.

En los siguientes párrafos intentaremos demostrar esta afirmación.

Dar el salto hacia la eficiencia

Tal como comentamos en otras posteos, las alternativas a los software de gestión y mantenimiento de vehículos son poco prácticas e ineficientes. En un corto plazo, salta a la vista que las plataformas son soluciones superadoras que se traducen mayores ahorros en tiempo y dinero. 

Entre otras ventajas, gestionar una flota de vehículos de manera automatizada permite apalancar de manera preventiva el mantenimiento de flotas ya que lo hace más simple y menos costoso.  

Sin una plataforma de gestión de flotas es difícil hacer un seguimiento del mantenimiento programado y las renovaciones de registro, y todos los costos asociados de los vehículos pueden terminar influyendo en las futuras decisiones de compra y venta. 

También puede ser difícil canalizar esos datos directamente en un sistema de contabilidad para procesar los gastos. Y este proceso solo se vuelve más difícil a medida que pasa de administrar un vehículo a, por ejemplo, cuatro o más vehículos en su organización. 

En ese sentido, el riesgo de que las cosas se salgan de control es alto. Dicho de otra manera, no puede administrar con éxito toda su flota sin ayuda externa. Por eso, emerge el software de administración de flota como una alternativa que entrega una buena relación costo-beneficio.


“Dar el salto de las planillas de cálculo a una plataforma de gestión de flotas es una decisión que a menudo se presenta como un gran un dilema para los gerentes de flota… pero no debería serlo”

Mejora la productividad

Además, las plataformas cuentan con un sistema de alertas proactivas que detecta automáticamente desvíos en la operación, aumentos de gastos, acciones correctivas, fraudes, etc. De esta manera, se reduce la posibilidad de que malos manejos de los empleados afecten la productividad.

De esta manera, se podrá planificar con mayor eficiencia las mejores rutas a tomar e informar alertas por desvíos en forma inmediata, lo cual permitirá ahorrar tiempo y cumplir con los plazos estipulados de un traslado sin depender de factores externos que puedan afectar el trabajo. 

Debido a que las industrias de todo tipo dependen de automóviles, camiones, camionetas y similares para entregar sus productos, el software de mantenimiento y gestión de flotas es adoptado por empresas de todo tipo y tamaño y hace tiempo que ha dejado de ser un lujo para pocos. 

Servicio escalable

La mayoría de los software de administración constan de implementaciones relativamente sencillas y con solo registrar la cantidad necesaria de cuentas ya se puede comenzar a operar. 

En línea con esto, las plataformas de gestión de mantenimiento de flotas permiten que el servicio sea completamente escalable. Así, un gerente puede comenzar probando los beneficios de la plataforma con uno o dos vehículos y, si está satisfecho, puede ir incorporando progresivamente el resto de su flota. 

Esto permite que el presupuesto no se desequilibre y que el dinero no sea una excusa para poder mostrar la relación costo beneficio que el software de mantenimiento y gestión de vehículos puede ofrecer a administradores de flotas como Fabián. 

Estas son sólo algunas de las ventajas que pueden conseguirse al implementar una plataforma de control de flotas, una tecnología al alcance de empresas de todos los tamaños. Por eso, te invitamos a contactarte hoy mismo con nosotros para acceder a una demo gratuita y que uno de nuestros expertos pueda explicarte cómo funciona la plataforma de VEC Fleet que, sin dudas, simplificará la gestión de tu flota de vehículos.

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