Para tomar buenas decisiones es importante conocer los indicadores clave de gestion de flota y poder acceder a ellos de manera centralizada. 

Los gerentes de flotillas en México necesitan tener una gran cantidad de datos al alcance de la mano. Determinar qué información hay que seguir de cerca con especial atención puede ser un desafío.

Un buen primer paso consiste en agrupar las métricas en 3 grupos:

• Mantenimiento: relacionadas con cuestiones inherentes a la prevención y funcionamiento correcto de la flota.
• Combustible: uno de los principales gastos de toda flotilla.
• Costos: para tener el control de la operación y del patrimonio de la flotilla.

Métricas de mantenimiento

Como comentamos en otras notas, el mantenimiento preventivo es una de las mejores formas de prolongar la vida útil de sus activos y ahorrar en costosas reparaciones. 

La implementación de un programa de mantenimiento preventivo le permite al gerente realizar un seguimiento y analizar todos los servicios de rutina. Es importante que se releve la información de cada vehículo. Por ejemplo:

• Tipo de mantenimiento realizado
• Estado
• Fecha en la que fue creado el ticket de mantenimiento
• Servicio
• Proveedor 
• Responsable

Con un software de gestión de flota se puede acceder a: 

• Vistas en detalle y generales de las órdenes de trabajo abiertas y las tareas de servicio. 
• Métricas relacionadas con la reparación de un vehículo para prevenir o reducir su tiempo de inactividad. Cuanto más tiempo pasa en el taller, es un problema. El monitoreo garantiza que las reparaciones se completen a tiempo.
• Informes de servicio para controlar las fechas de inicio y finalización y ver las actualizaciones de estado del mantenimiento para garantizar la productividad del taller.

“Para tomar buenas decisiones, es importante que el responsable de la operación posea el acceso a los datos de manera centralizada”

Métricas de combustible

Uno de los costos recurrentes más grandes de una operación de una flota mexicana tiene que ver con el combustible. Monitorear y calcular su costo y consumo en tiempo real es muy importante.

El software de gestión de flotas ayuda al responsable a conocer los pormenores del consumo de combustible en tiempo real. Permite acceder a todos los datos de cada transacción:

• Dominio
• Fecha, hora y lugar de carga
• Cantidad de litros y precio por litro
• Utilización
• Litros cada 100 kilómetros 
• Costo por kilómetro
• Controles realizados

Al determinar automáticamente el costo por kilómetro, los responsables pueden pronosticar gastos futuros. 

Con el software de gestión de flotas, además, se registran automáticamente las cargas de combustible eliminando así horas de trabajo manual en las que se incorporan los registros  en planillas.

Métricas de costos

Un indicador clave de este grupo está relacionado con las infracciones:

• Cantidad de total de dinero gastado
• Pendientes de confirmación
• Pendientes de pago
• Abonadas  

Conocer detalles de cada vehículo afectado, el tipo de infracción, las circunstancias y los aspectos sirve para mejorar el control general de la flotilla. 

Otro asunto importante está relacionado con la documentación de los vehículos y los choferes. Conocer fechas de vencimiento, pagar a tiempo y evitar multas es muy importante para reducir el gasto. 

Por último, el costo total de propiedad de la flota (TCO, por sus siglas en inglés) es, posiblemente, la métrica más importante y completa a considerar. Incluye ítems como:

• Mantenimiento correctivo
• Cochera
• Peajes
• Combustible
• Patentes

Una plataforma de gestión de flotas aporta facilidad para calcular el TCO a partir de un agregado de los datos de los vehículos. Obtener un desglose de los gastos permite calcular el retorno de inversión. También ayuda a determinar estrategias para el mantenimiento preventivo, el reemplazo de vehículos y si comprar o arrendar vehículos en el futuro.

Todo es más fácil cuando los datos de la flota están organizados y son fáciles de encontrar. ¡Te invitamos a comprobarlo solicitando tu demo gratuita para conocer más sobre cómo optimizar las operaciones de tu flotilla de vehículos con el uso de la tecnología!