Te invitamos a conocer 3 consejos para gestionar la flotilla vehicular sin tercerizar el manejo general y lograr mayor eficiencia en mantenimiento preventivo y otras cuestiones fundamentales para las operaciones.
Un nuevo trabajo es siempre un desafío. Cuando alguien queda a cargo de una flotilla, es tentador tercerizar la gestión y dejarla en manos de especialistas. Existen muchas empresas que brindan servicios de gestión de flotilla vehicular de terceros. Esta alternativa es frecuentemente elegida por dueños que no quieren involucrarse en la gestión diaria y solo buscan una solución para tener a las unidades en la carretera sin tener que hacer nada más que pagar para que otro se ocupe de controlarlos.
Sin embargo, el esfuerzo de administrar una flotilla internamente vale la pena. Además, hoy existen medios para hacerlo en forma simple y automatizada. Gestionarla puede ser abrumador o manejable. Todo depende de los recursos con los que uno disponga. Entonces, ¿Cómo empezar? A continuación te presentamos tres consejos para no tercerizar la administración.
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Planifica la gestión
Los jefes que eligen el camino fácil de contratar a un tercero para gestionar la flotilla vehicular suelen tomar esta decisión por la misma causa: no son expertos en planificación. Por eso, antes de administrar, es prioritario hacerse de información para determinar los pasos a seguir.
Lo primero es conocer los activos. Es importante contar con detalles de cada vehículo: modelo, estado, cantidad de kilómetros recorridos, documentación, historial de accidentes y mantenimiento, etc.
Una vez reunida esta información, podrás configurar los procesos diarios y recurrentes para cualquier flotilla. Por ejemplo:
- Establecer un programa de mantenimiento preventivo
- Creación de un procedimiento para reparaciones imprevistas
- Comparar presupuestos de talleres mecánicos
- Definir los criterios de inspección de vehículos antes y después de cada trabajo
Una planificación minuciosa es el punto de partida para el éxito. Dedica el tiempo necesario para recabar todos los datos necesarios de la flotilla para poder hacerlo en forma apropiada.
“El esfuerzo de administrar una flotilla internamente vale la pena. Además, en la actualidad existen muchos recursos que permiten hacerlo en forma simple y automatizada”.
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Define objetivos claros y medibles
Una vez reunida la información esencial y establecido el plan a ejecutar, el próximo paso consiste en evaluar el desempeño de la flotilla vehicular. Medir los resultados es clave. Sirve para entender lo que está saliendo bien y lo que podría hacerse mejor para alcanzar el éxito. Por eso, es importante asegurarse de que se están considerando las métricas correctas, las que realmente importan para el negocio.
Por ejemplo, definir el costo del mantenimiento preventivo de cada vehículo para disminuir el del correctivo. O rastrear el costo del combustible por kilómetro recorrido para determinar si está dentro de los parámetros lógicos o si hay alguna anomalía o estafa que lo eleva por fuera de lo normal.
Establecer objetivos para cada área de gestión de la flotilla y medir su cumplimiento es clave para lograr la eficiencia buscada. Por eso, también es valioso contar con informes que permitan evaluar en forma periódica el desempeño general.
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Implementa software de gestión
Una vez que reunimos la información de la flotilla, planificamos, definimos objetivos y formas de medirlos, es necesario asegurarse de aplicar las mejores herramientas disponibles. Por ejemplo, debemos contar con un lugar de fácil acceso seguro para almacenar todos los datos de la flotilla y la tecnología adecuada para simplificar el trabajo.
Actualmente, la implementación de un software de gestión de flotilla vehicular en la nube permite mejorar los procesos y las rutinas diarias de trabajo, al mismo tiempo que se ahorra tiempo y dinero. Por citar un caso, completar inspecciones de vehículos antes o después de salir a la calle es más fácil y se puede hacer a través de un formulario electrónico, lo cual reduce los errores humanos y permite acceder a la información de inmediato.
Con una plataforma de gestión es posible acceder a toda la información en tiempo real en un solo lugar. Además, se pueden visualizar métricas en un solo panel, recibir alertas o avisos cuando un vehículo debe realizar su mantenimiento preventivo o cuando su documentación está pronta a vencer.
