Para fortalecer la disponibilidad y el rendimiento de las unidades y obtener como resultado una flota segura y comunicada es fundamental contar con una plataforma que permita mejorar el flujo de los datos y centralizar la información en un solo lugar.
Un problema habitual de las flotas mexicanas para cumplir a tiempo con el mantenimiento preventivo es la falta de una comunicación adecuada sobre las tareas a realizar y los tiempos que requieren cada tarea. En ese sentido, vale destacar el valor de la tecnología. Con una plataforma de gestión, los gerentes pueden recibir alertas, recordatorios y un método eficaz de comunicación para evitar retrasos y generar ahorros por pago a término de multas.
Planifica, programa y comunica
Lograr que se respeten los plazos para el mantenimiento preventivo suele ser un dolor de cabeza. Es necesario trabajar metódicamente, lo cual incluye:
- Planificación a largo plazo
- Programación a tiempo
- Comunicación entre las partes
Para mejorar el cumplimiento del mantenimiento preventivo y garantizar que los activos estén en condiciones seguras y confiables, es fundamental desarrollar un flujo de trabajo productivo. Si tu flota todavía utiliza procesos manuales, varias carpetas online en más de un usuario, tablas de excel desactualizadas y mensajes perdidos entre sus interlocutores, para compartir y almacenar información, entonces lo primero que debes hacer es buscar una alternativa superadora que permita simplificar la clasificación de tareas tales como:
- Órdenes de reparación
- Órdenes de mantenimiento preventivo
- Elementos de inspección fallidos
- Servicios atrasados
Este desglose te servirá para obtener una visión más clara del estado de la flota segura. Es el primer paso para establecer una base sólida para mejorar el flujo de trabajo. El segundo implica buscar una manera más eficiente de programar el mantenimiento y mejorar la comunicación con el taller en pos de que los procesos sean menos complejos.
Entonces, ¿por qué usar un software como VEC Fleet para gestionar tu flotilla? La respuesta es muy simple: agiliza los procesos, automatiza la recopilación y clasificación de datos para simplificar el programa de mantenimiento preventivo y reducir costos correctivos y mejorar la comunicación para garantizar que cada vehículo reciba el servicio que necesita cuando corresponde, mientras obtienes una visión estratégica basada en datos.
Automatiza tareas y cumple con los cronogramas
La automatización facilita que las flotas cumplan con los cronogramas de mantenimiento preventivo:
- Cuando se acerca la fecha indicada para un vehículo, la plataforma envía una alerta de vencimiento para programar el servicio con anticipación. Así, podrás reducir significativamente su tiempo de inactividad.
- Al tener una mayor visibilidad en tiempo real del estado de la flota, podrás mejorar la programación del servicio de mantenimiento preventivo.
Sin embargo, todavía queda un tema por resolver: optimizar la comunicación con el taller. Aquí entra en juego el valor de las órdenes de trabajo digitales, pero ¿en que consisten? Estas órdenes le permiten a los gerentes asignar tareas a talleres y, desde la aplicación, ver el detalle de cada trabajo realizado y los presupuestos en línea (lo cual permite a su vez también, declinar o aprobar una tarea), mejorando la visibilidad y la comunicación entre las partes. Así, se crea un historial de servicio de cada unidad y, en caso de que tenga un problema recurrente, podrás ver fácilmente si es por causa de no seguir las recomendaciones del servicio técnico.
“Una visión más clara del estado de la flota es el primer paso para establecer una base sólida para mejorar el flujo de trabajo”
El valor de los recordatorios
Gracias a la plataforma, los gerentes reciben recordatorios de servicio, una ayuda vital para estar al tanto del cumplimiento del mantenimiento preventivo. Estos avisos pueden ser configurados para que los reciban solo aquellas personas que deben verlos, ya sean administradores, gerentes, conductores o personal del servicio técnico al que se le asigna la orden de trabajo. Al utilizar estos recordatorios, facilitarás la programación y mejorarás la comunicación entre partes, es decir, todas las personas que necesitan saber dónde está un vehículo, por qué, qué le están haciendo y cuándo estará listo para ser recogido deberán simplemente ingresar a la plataforma para acceder a esta información.
Al hacer que la información sea más visible, accesible y transparente y al mejorar los métodos de comunicación, los jefes de flotas pueden mejorar la programación de los servicios de mantenimiento preventivo para incrementar el tiempo de actividad y disponibilidad de cada vehículo. Los datos son recopilados y organizados automáticamente y además se pueden crear informes para analizar el estado de la flota segura con mayor detalle.
