¿Cómo evitar fraudes complejos en la gestión de transporte y flotas?

Hace unas semanas te comentamos acerca de unos de los desafíos más grandes para el gerente de flotas: la detección de posibles fraudes y estafas a la empresa. Vale recordar, cuando se trata de control de gastos, uno de los timos más comunes para las empresas tiene que ver con atribuir a la compañía gastos de carácter personal. Esto es algo que sucede en prácticamente todas las industrias y ninguna empresa está exenta a esa “tentación” por parte de sus colaboradores.

En ese sentido -habíamos comentado- gestionar correctamente el gasto de combustible es clave ya que estas acciones pueden tener un impacto en la empresa y causar problemas de financiación para su departamento de flota. Así entonces, la tecnología emerge como el principal aliado para el administrador de sistema de flotas.

Cómo prevenir los fraudes más sofisticados

Tal como se había mencionado, las estafas más habituales se registran cuando el colaborador presenta gastos en combustible que no fueron a parar al vehículo de la empresa si no a su propio coche o a otro ajeno a la compañía. Los software de control de flotas permiten chequear la verificación geográfica del vehículo y elevar un alerta al gerente para que valide la carga.

Ahora bien, ¿qué sucede si el conductor se acerca a la gasolinera con el vehículo de la empresa y con otro propio y carga combustible en el suyo pagando con tarjeta de la empresa? ¿O acaso si realiza la misma maniobra y carga parte en el vehículo de la empresa y parte en su coche? ¿O si se extrae carga del tanque del vehículo de la empresa utilizando una manguera?

Todos esos casos tienen en común el hecho de que las modalidades de fraude son cada vez más sofisticadas. Ya no alcanza que el gerente de flotas verifique una carga de combustible solamente corroborando la geolocalización del vehículo. Hecha la ley, hecha la trampa. Todavía puede haber flancos a través de los cuales se pueden realizar estafas con la carga.

No obstante, la tecnología permite al encargado de administrar una flota de vehículos contar con cada vez más elementos para prevenir el fraude. Veamos algunos casos concretos.

Rendimiento esperado versus combustible cargado

Sabemos que la verificación de carga le permite al gerente de flotas chequear que el vehículo de la empresa que está cargando combustible se encuentre en el mismo lugar en donde se está realizando el gasto, es decir, la gasolinera. Esto evita que se utilice la tarjeta de la empresa para realizar otros gastos.

Las plataformas de gestión de flota cuentan con una herramienta para calcular el rendimiento del vehículo y cruzar esa variable con la carga de combustible

Sin embargo, ¿qué pasa si el conductor, consciente de que está siendo monitoreado, se acerca a cargar combustible con el vehículo de la flota pero también lo hace con otro coche particular y le llena el tanque a ese (pagando con la tarjeta de la empresa)? Aunque suene rebuscada, esta práctica de fraude es más común de lo que se presume.

Para ello, las plataformas de gestión de flota cuentan con una herramienta para calcular el rendimiento del vehículo y cruzar esa variable con la carga de combustible. Es decir, si se cargaron 40 litros y un vehículo suele tener un consumo de 10 litros por kilómetro, se controlará que en los próximos 400 kilómetros el gasto sea proporcional a ese ratio. Si algo diferente sucede, el sistema eleva una alerta al gerente de flotas.

Uso de telemetría avanzada para detectar gastos fuera de lo normal

Otro recurso que la tecnología aporta a los gerentes de gestión de flota para controlar otro de los tipos de fraudes más complejos en la carga de combustible es el de la telemetría avanzada.

Esta herramienta permite dar seguimiento real a una serie de factores relacionados con los vehículos y la carga de combustible y ayuda a detectar cualquier anomalía en ese sentido. Si se incorpora un sensor en el tanque del vehículo es posible detectar si el nivel de gasto experimenta cambios significativos en períodos cortos.

Esa información obtenida por el sensor se integra a la plataforma de gestión de flota y permite chequear que toda esa carga de combustible esté en el tanque del vehículo de la empresa. Además, si hay una caída abrupta en el nivel de combustible, por ejemplo, porque se introdujo una manguera en el vehículo, el sistema envía una alerta a la plataforma.

¿Te interesó esta información? Como verás, un software de control de flotas es tu mejor aliado para evitar fraudes complejos. Por eso, te invitamos a contactarte hoy mismo con nosotros para acceder a una demo gratuita y que uno de nuestros expertos pueda explicarte cómo funciona la plataforma de VEC Fleet, que te permitirá controlar tu flota de vehículos para evitar cualquier tipo de fraude y simplificar otros aspectos de la gestión.

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