Reemplazar los procesos manuales por un control de flotillas desde la nube es hoy indispensable para alcanzar un mejor funcionamiento y mayores ingresos

Estamos en momentos críticos para la economía global, especialmente para América Latina. México, Perú, Argentina, y Colombia son algunos de los países más afectados. Un informe del Fondo Monetario Internacional señala que, por ejemplo, la economía mexicana sufrió en 2020 una caída del 8,5 por ciento, la peor contracción desde 1930.

En ese contexto, el transporte se vuelve una actividad esencial para que la productividad pueda sostenerse. Ante este panorama, las flotas se encuentran al máximo de su esfuerzo para poder satisfacer demandas de clientes. Por eso, es vital contar con herramientas de control de flotillas para reducir costos y aumentar la rentabilidad.

Gestión de flotillas con Excel

El Excel es una poderosa herramienta de cálculo, que tiene múltiples aplicaciones. Sin embargo, a la hora de administrar una flota en busca de optimizar los procesos y reducir costos, es insuficiente. No alcanza con el Excel si uno quiere realmente alcanzar la excelencia de funcionamiento en control de flotillas. 

Además, existe el riesgo de tener problemas de seguridad. Las planillas, por más que estén protegidas, son hackeadas, la información almacenada es robada y esto genera múltiples inconvenientes.

Asimismo, al ser un proceso manual y tedioso, las planillas son susceptibles a errores humanos en la carga de datos. O, cuando son compartidas por distintos sectores de una empresa, se dan situaciones confusas. Por ejemplo, alguien esconde una columna para  sacar un informe. Luego, cuando personal de otra área de trabajo lo vuelve a abrir, no se da cuenta. Así, los datos se van perdiendo y esto genera demoras en cuestiones operativas, en el armado de reportes y torna improductivo a todo el proceso.

“Una administración basada en planillas de cálculo es meramente reactiva. Es importante pasar a una gestión más predictiva con una plataforma desde la nube”.

Control de flotillas desde la nube

Una administración manual, basada en planillas de cálculo, es meramente reactiva. Por eso, es importante pasar a una gestión más predictiva. Empezar a gestionar desde la nube con una plataforma sirve para optimizar procesos, lo que lleva a conseguir una significativa reducción de costos.

Dicho en forma simple, la plataforma te ayuda a dejar de correr atrás de los eventos. Cuestiones como servicios de mantenimiento, gestión de vencimientos, control de combustible, infracciones, y todos las operaciones del día a día son automatizadas y optimizadas para reducir costos de transporte y aumentar la disponibilidad vehicular.

Seguridad de la información

Con una plataforma digital, la información de la flotilla pasa a estar disponible en la nube. Simplemente hay que ser un usuario autorizado y contar con una computadora, un teléfono móvil o cualquier otro dispositivo conectado a Internet para poder ingresar. Además, el jefe de flotillas puede limitar los permisos de acceso para mayor seguridad.

Una plataforma integrada a otros sistemas

El objetivo fundamental del control de flotillas con una plataforma en la nube es mejorar la competitividad, aumentar la productividad y obviamente sumarle al negocio una mayor rentabilidad.

Una de las principales ventajas de la plataforma es que puede integrarse. Esto le sirve especialmente a clientes que tienen la información de gestión completamente distribuida en distintas partes. Por ejemplo, tienen las plataformas de rastreo satelital, por un lado; un sistema de gestión como un ERP que procesa pagos a proveedores, por otro; y también las planillas de Excel, donde tienen toda la gestión de flota. Estos tres componentes están separados y son utilizados por distintas áreas de la empresa. 

La plataforma aporta un gran valor al poder unir todas estas partes. Puede centralizar el acceso a la información, integrarse a los ERP utilizados en la empresa y a las plataformas de rastreo satelital. Además, como decíamos antes, la información de las planillas de Excel es cargada en forma masiva en la plataforma, que así cuenta con toda la información de la empresa en la nube. De esta manera, los datos fluyen entre los distintos sistemas y se pueden generar reportes avanzados de información para comenzar a evaluar distintas métricas propias de cada empresa y de la gestión de la flota.