Si bien hay muchas cosas que aprender cuando uno asume un rol gerencial en esta nota te presentamos los principales consejos para jefes inexpertos de flotas de vehículos.
Liderar equipos no es fácil. Quizás la oportunidad de administrar la flota te llegó de improviso. O era una posibilidad a la que aspirabas en el futuro, pero no estaba en tus planes inmediatos.
Sin embargo, no desesperes si te ha tocado asumir como gerente de una flota de vehículos y crees no contar con la experiencia suficiente. Con ganas, buenas intenciones y las herramientas tecnológicas adecuadas es una tarea realizable.
Se trata, en esencia, de saber manejar un grupo humano y gestionar costos y activos clave para que la flota se mantenga activa. ¿Buscas consejos para jefes de flotas de vehículos inexpertos? Estos son, a nuestro criterio, los tres principios básicos para orientar tu gestión.
1- Calcula el costo total de propiedad (TCO)
Existen muchos indicadores importantes para gestionar una flota de vehículos. Conocer y monitorear cuánto cuesta sostener el funcionamiento diario de las operaciones es fundamental para poder controlar los costos y manejar el presupuesto.
Por un lado, existen costos fijos a cubrir:
- Impuestos, licencias y todo tipo de documentación necesaria para que un vehículo circule en regla
- Seguro
- Mantenimiento regular y preventivo de los vehículos
Por otro, debes medir los costos variables:
- Arreglos imprevistos en talleres por accidentes y compra de repuestos y autopartes
- Combustible
- Pago de peajes
Los costos varían según el tipo de flota y podríamos agregar otros ítems a considerar. Por ejemplo, la compra de nuevas unidades en caso de tener que renovar la flota.
“Con organización y herramientas adecuadas, la gestión de flotas de vehículos se simplifica”.
2- Cuida el estado de tus vehículos
Otro consejo fundamental para un jefe de flotas inexperto es definir y llevar al día el cronograma de fechas en las cuales los vehículos deben pasar por el taller para hacer su mantenimiento preventivo. De esta manera, lograrás evitar que sufran averías inesperadas que afecten las operaciones.
Asimismo, es importante que te asegures de que se realicen inspecciones diarias de los vehículos. Chequear el nivel de agua y aceite, el estado de los neumáticos y de cada unidad en general es clave para no padecer imprevistos.
Ahora bien, como te imaginarás, gestionar todo este tipo de variables en forma manual o con planillas de cálculo es complejo. La tecnología brinda hoy la solución más adecuada para hacerlo.
3- Utiliza una plataforma de gestión
Organizar el enorme flujo de información de una flota, por más que sea una pequeña, es muy complicado sin software especializado.
Al implementar una plataforma de gestión de flotas de vehículos conseguirás varios beneficios que simplificarán tus tareas cotidianas. Contarás con información en tiempo real sobre el estado de las unidades. También recibirás alertas automáticas cuando tengas que pagar alguna multa o cuando el momento en el que tengas que llevar a un vehículo a hacer mantenimiento preventivo esté próximo.
El software permite automatizar la administración de tareas relacionadas tanto con los costos fijos como con los variables de una flota. Por ejemplo, dentro de estos últimos, el combustible suele ser uno de los principales gastos.
Con una plataforma, podrás acceder a información sobre cada carga en cuanto se produzcan e integrar la información de la tarjeta de combustible que utilices. Además, el sistema puede determinar automáticamente el costo por kilómetro para cada unidad y te enviará alertas si sospecha de algún movimiento irregular o fraude.
Como verás, con la organización y las herramientas adecuadas, tu tarea se vuelve menos compleja. Además de seguir estos tres consejos, te recomendamos capacitarte para tener un conocimiento más profundo cabal de la industria. También es importante mantenerse informado de todas las tendencias. Así, en poco tiempo dejarás de ser un jefe de flotas de vehículos inexperto.
