¿Cuáles son los insumos y actividades clave para el funcionamiento eficiente de una flota de vehículos? Varios, pero hay uno que es especialmente importante: tu flota depende del combustible.

Incurrir en gastos innecesarios de este recurso esencial es un problema común en muchas compañías de flotas de vehículos, y no es precisamente un detalle menor. Si bien el porcentaje sobre los costos totales puede variar según cada caso, representa uno de los gastos principales de toda flota a la hora de calcular su Costo Total de Propiedad (TCO) y su falta de control puede generar problemas financieros graves.

Las tarjetas de combustible te pueden ayudar a administrar el consumo de combustible en forma más eficiente, pero no te sirven para evitar los innumerables fraudes que sufren las empresas por culpa de empleados inescrupulosos. 

Sólo puedes descubrir estas maniobras al cruzar los datos de cada carga con otras variables, como el geoposicionamiento de los vehículos o el tamaño de sus tanques, una tarea tediosa de realizar en forma manual o con planillas de cálculo. 

Necesitas que un grupo de empleados dedique varias horas de trabajo para esto, en vez de a otras tareas más productivas. Además, cuanto más grande es la flota, más difícil es su control. Por eso, muchas empresas deciden no hacerla y son víctimas frecuentes de estafas que les provocan costosas pérdidas. 

Es inútil. Por más que lo intentes, tarde o temprano te darás cuenta de que es una misión imposible. Necesitas un sistema de gestión para contar con informes y estadísticas que te permitan rastrear el consumo y el rendimiento, evitar fraudes y reducir costos. 

¿Quieres saber cómo ahorrar combustible y evitar fraudes gracias a una plataforma de gestión y control de flotas? Aquí te presentamos una serie de consejos.

Utiliza las integraciones para potenciar el valor de la información

¿No has elegido aún qué plataforma contratar para gestionar tu flota? Este primer consejo tiene especialmente que ver con ese momento de decisión porque es importante que optes por un software de control de flotas y gestión de transporte con Webhooks y APIs se integren con los sistemas de tarjetas de combustible que utilizas. 

De esta manera, la información estará completamente accesible en todo momento. En cuanto el chofer de un vehículo carga combustible, esta operación será registrada directamente por el software de gestión de flotas, sin la necesidad de ingresarla manualmente.

Las integraciones son muy útiles porque podrás potenciar el valor de los datos de tu flota al máximo: registrar las compras de combustible, detectar deficiencias y optimizar los gastos. Usar las tarjetas de combustible de la flota e integrarlas directamente con un software de gestión de flota es la mejor solución para administrar los costos de combustible. Por eso, es importante que averigües y analices si la plataforma que deseas implementar es compatible con la tarjeta (o las tarjetas) de combustible que utilizas.

Automatiza el flujo de información con la tecnología de control y sistema de flotas

Así, la plataforma automatiza el flujo de información relacionado con el consumo de combustible de todos los vehículos de la flota, simplifica su monitoreo e identifica posibles estafas. ¿Quieres saber cómo funciona?

1. Controla la presencia de cada unidad al momento de la carga

Además de tener los datos de cada carga de combustible gracias a la integración con las tarjetas, la plataforma cuenta con la información de geoposicionamiento de todos los vehículos y las estaciones de servicio. Al cruzar ambos, verifica si cada carga realizada coincide con la ubicación de cada vehículo. De lo contrario, emite una alerta automática ante la alta chance de estar ante una estafa.

 

 

“La plataforma de gestión de transporte identifica los potenciales fraudes para que luego puedas evaluar en detalle si efectivamente ocurrió alguna irregularidad”.

2. Calcula el rendimiento en comparación con el combustible cargado

Al implementar una plataforma de gestión y control de flotas, podrás calcular el rendimiento del vehículo y cruzar esa variable con la carga de combustible, una herramienta útil para evitar otro tipo de engaño, que ocurre cuando un conductor carga combustible pero en vez de llenar el tanque del vehículo de la flota que tiene a cargo, lo hacer en otro (o se lo lleva en un bidón).

Esta práctica engañosa compleja es descubierta gracias a la plataforma. Por ejemplo, si el chofer carga 40 litros y su vehículo suele tener un consumo de 10 litros por kilómetro, el software controlará que en los próximos 400 kilómetros el gasto sea proporcional a ese ratio. Si eso no ocurre, el riesgo de fraude es alto y el sistema elevará una alerta al gerente de flotas.

3. Compara el tamaño de tanque con los litros cargados

La plataforma cuenta información detallada de diversos aspectos de cada vehículo, entre ellos el tamaño del tanque de combustible. Esto permite descubrir otro tipo de estafa.

Por ejemplo, si la tarjeta de combustible informa que el chofer en determinada estación 50 litros pero el tanque de su vehículo tenía una capacidad máxima de 40, la plataforma de control de flotas simplemente cruzará ambos datos y lanzará una alerta automática al determinar que existió una irregularidad. 

 

 

 

 

4. Accede a informes detallados 

Por último, la plataforma te ofrece un amplio rango de informes y estadísticas disponible inmediatamente a través de la aplicación para smartphone. 

Podrás acceder a la información detallada del combustible utilizado por todos los vehículos de tu flota segmentada por centro de costo, base operativa, marca, modelo, chofer, etc.

De esta manera, ya no será necesario que controles cada operación manualmente. La plataforma de gestión de transporte automatiza todo el proceso e identifica los potenciales fraudes para que luego puedas evaluar en detalle si efectivamente ocurrió alguna irregularidad. 

¿Te interesó esta información? El software de gestión y mantenimiento de vehículos puede ayudarte a administrar efectivamente el costo de combustible de tu flota y evitar todo tipo de fraudes. Por eso, te invitamos a contactarte hoy mismo con nosotros para conocer cómo funciona la plataforma de VEC Fleet. ¡Accede a una demo gratuita ahora!