Un buen jefe debe tener bajo control muchos temas a la vez por eso te presentamos 7 rutinas valiosas para un gerente de flota.

Un líder siempre es el principal responsable de mantener las operaciones en orden. Esto no implica que no sepa delegar y confiar en el resto del equipo. Sin embargo, él siempre tendrá la última palabra y será el encargado de tomar las decisiones.

Por eso, veamos ahora 7 hábitos útiles para que la tarea de un gerente de flota sea más fácil y productiva. 

1- Anticípate a los problemas de seguridad

La seguridad debe ser siempre una prioridad en una flota. Los conductores pueden sufrir una enorme variedad de problemas: accidentes, vehículos averiados en sitios inhóspitos.

Esto es especialmente importante en países latinoamericanos, en los cuales los siniestros viales son muy frecuentes. Por ejemplo, en México mueren 24.000 personas por año en promedio, según datos del Instituto Nacional de Salud Pública. Esto ubica a ese país en el séptimo lugar a nivel mundial y el tercero en la región.

En cualquier caso, siempre es mejor prevenir. Un gerente de flota debe actuar a tiempo, no reaccionar cuando es tarde. Por eso, es necesario realizar inspecciones de las unidades en forma periódica. Esto reducirá la probabilidad de incidentes en medio de la ruta.

“Un líder es el principal responsable de mantener las operaciones de la flota en orden”

2- Simplifica el seguimiento de la flota

Para que un vehículo no se rompa, lo más importante es monitorear su estado. Para hacer esto de forma efectiva, un gerente de flota debe equipar a sus colaboradores para que puedan realizar inspecciones y reportes de la forma más simple posible.

La tecnología permite hoy dejar de lado métodos que implican mucho tiempo de trabajo y que son propensos a errores, como usar hojas de papel o planillas de Excel. Reemplazarlas por aplicaciones accesibles desde cualquier dispositivo conectado permite optimizar el monitoreo de la flota en tiempo real.

3- Mide todo lo importante

Una habilidad fundamental para todo gerente de flota es entender cómo medir e interpretar la información relacionada con los gastos de las operaciones. Métricas como el costo por kilómetro o el costo total de propiedad (TCO) juegan un papel vital para una administración eficaz.

El software para flotas de vehículos calcula automáticamente estas métricas y le ahorra tiempo a cualquier jefe. Está preparado para tomar las decisiones adecuadas gracias a contar con la información necesaria.

4- Digitaliza la gestión

Es habitual que día a día se acumulen una gran cantidad de documentos relacionados con las operaciones. Órdenes de trabajo, recibos, pedidos de presupuesto, reportes y muchos otros materiales deben ser ordenados y guardados de manera tal que luego sean fáciles de encontrar.

Documentar todo en forma digital no solo es más económico, sino que permite almacenar la información en un solo lugar, la plataforma, a la cual se puede acceder mediante cualquier dispositivo conectado. 

5- Incentiva al equipo a colaborar 

Un gerente de flota debe definir qué se espera de cada uno de los miembros de la empresa. Y una de las cuestiones principales es que ayuden a registrar el estado de las unidades.

Por eso, debe incentivar a los conductores a informar cualquier situación anómala. Desde el funcionamiento irregular de un vehículo hasta averías más graves, accidentes, o cualquier otro tema que pueda afectar la gestión diaria y los trabajos para clientes.

6- Elige el mejor vehículo para tu flota

Reemplazar unidades antiguas o averiadas es muy costoso, pero necesario. Por eso, es clave monitorear y guardar información sobre los vehículos de una flota. Por ejemplo, saber cuánto gastan de combustible o con cuánta frecuencia deben pasar por el taller para su mantenimiento nos da una idea de su rendimiento.

Esta información le sirve a un gerente de flota para decidir una compra. Podrá optar por modelos similares a los que ya se usan, si el rendimiento es satisfactorio. Caso contrario, deberá buscar alternativas. Por eso, otra actividad importante dentro de su rol es estar familiarizado con los modelos más útiles para sus necesidades.

7- Mantente al día con las últimas noticias

La industria de flotas evoluciona constantemente y es difícil estar al día. Sin embargo, es  importante conocer todas las novedades tecnológicas para evaluar aplicarlas en la flota.

Por eso, es importante suscribirse a publicaciones y newsletters para conocer tendencias y consejos de expertos. También se puede seguir a distintos medios y especialistas a través de las redes sociales.