Observar las operaciones de manera integral es fundamental por eso te presentamos 5 temas clave para revisar en la gestión de flota.
Diagnosticar cuáles son las áreas con dificultades y elaborar un plan para abordarlas es una prioridad para lograr una mayor productividad de las flotas. En México, igual que en otros países latinoamericano, algunas personas pueden resistirse a hacerlo por sentir que no tienen tiempo o recursos. Sin embargo, la realidad indica que no tiene porqué ser una carga de trabajo y que pueden revelar información clave.
El control de una flota incluye muchos aspectos, pero armar una lista de temas simplifica la tarea y servirá como la mejor guía para hacerlo de una manera estructurada. Por eso, aquí te proponemos repasar 5 áreas clave para identificar problemas y solucionarlos.
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Datos de los vehículos
Contar con datos consistentes es siempre el punto de partida para tomar una decisión o definir cualquier cambio, desde tomar la decisión de reemplazar un vehículo hasta descubrir y corregir malos hábitos de conducción de un empleado.
Por lo tanto, es muy importante que te asegures de sistematizar el registro y almacenamiento de los datos de la flota:
- Si lo haces en papel, debes encontrar la manera más clara de archivar registros de inspecciones, órdenes de trabajo, hojas de tiempo y otros documentos pertinentes. Solo así podrás, más adelante, encontrar lo que buscas lo más rápido posible.
- Si digitalizas datos históricos, facilitarás la forma de acceder a ellos. En un proceso que lleva tiempo, sin dudas. Sin embargo, si lo abordas con tiempo, puedes conseguirlo.
- Un paso más para asegurar la organización de la información es implementar software de gestión de flotas. Es una forma simple de conservar los datos y mejorar la toma de decisiones.
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Documentación
Tener los documentos de cada vehículo es vital para evitar problemas. Sin los papeles correctos a mano, podrían sufrir multas innecesarias. Por eso, este es otro tema clave para revisar el desempeño de la flota.
En México, la SCT define cuál es la documentación necesaria. En este link puedes encontrar toda la información.
La documentación también es necesaria para otros aspectos de la gestión de flotas. Por ejemplo, para vender y adquirir vehículos, una cuestión que inevitablemente tendrás que enfrentar si estás a cargo de una flota. Tener a mano toda la información simplificará el proceso y te permitirá renovar tu flota con mayor rapidez.
“El control de una flota incluye muchos aspectos, pero armar una lista de temas simplifica la tarea y servirá como la mejor guía para hacerlo de una manera estructurada”
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Presupuesto
Como dijimos antes, tener datos es el primer paso para administrar las finanzas de una flota pero, para que tengan una utilidad real, deben ser aplicados a algo. Por ejemplo, para revisar los presupuestos de años anteriores y así obtener una proyección para un nuevo período.
Todo responsable de flotas querrá echar un vistazo a los costos generales de funcionamiento de la flota:
- Costo total de propiedad (TCO) de cada vehículo
- Combustible
- Mantenimiento preventivo y correctivo
- Multas
- Seguros y otros costos asociados
Solo así podrá buscar oportunidades para reducir los costos en el próximo presupuesto y también descubrir situaciones irregulares o hasta fraudes y actuar inmediatamente para solucionarlos.
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Procesos
El éxito de la flota depende de que los vehículos estén operativos. Por eso, es importante analizar los procesos para que todo funcione bien.
Tener a todas las unidades en condiciones es una cuestión central. Es vital, para ser más preciso, asegurarse de que los procesos de mantenimiento preventivo y reparaciones sean eficientes. Esto tendrá un resultado directo en el presupuesto de la flota.
También se pueden buscar formas de ahorrar tiempo a los empleados simplificando las inspecciones, reemplazando planillas manuales por formularios que puedan completarse fácilmente desde un teléfono.
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Tecnología
La tecnología sirve para aumentar la eficiencia y agilizar las tareas diarias de la gestión de flotas:
- Los dispositivos telemáticos brindan datos del desempeño de los vehículos y sirven para detectar aspectos a mejorar.
- Las tarjetas de combustible sirven para administrar mejor los gastos.
- El software de gestión de flotas simplifica el acceso a la información y automatiza procesos que suelen ser tediosos y largos cuando son realizados manualmente.
Todo es más fácil cuando los datos de la flota están organizados y son fáciles de encontrar. ¡Te invitamos a comprobarlo siguiendo estos 5 temas para optimizar las operaciones!
