Te presentamos las 5 ideas para automatizar con software gestión de flotas y sus principales ventajas.

Las flotas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la automatización. Con su implementación, un jefe de flota logra: 

• Mayor productividad.
• Alta eficiencia.
• Mejor gestión del tiempo. 
• Optimización de los flujos de trabajo.
• Eliminación del desorden de los procesos manuales.

Funciones de la automatización

Con frecuencia, los responsables de flotas tienen demasiado trabajo y poco tiempo. Esto es muy común en México, donde la competencia es muy fuerte y ellos deben esforzarse al máximo por retener a sus clientes. 

En ese contexto, confiar en procesos manuales y basados en papel para procesar datos puede consumir mucho tiempo y reducir la productividad. Son: 

• Anticuados.
• Dificultan el acceso a la información.
• No sirven para ver los datos en tiempo real.
• Una molestia que obliga a dejar de hacer otras cosas.

Al principio, la idea de utilizar software de gestión de flotas puede parecer intimidante. Sin embargo, al comprender cómo funciona, se reconocen rápidamente cuáles son sus beneficios. 

Una vez que se carga la información de la flota, el sistema automáticamente comienza a rastrear y registrar datos de otras fuentes, como integraciones con tarjetas de combustible, telemática y GPS. 

Así, la gestión integrada de flotas ofrece una mejor conectividad de los datos de la flota. Por eso, cada vez más jefes están experimentando los beneficios de la automatización. Pueden obtener informes o ver los datos en el sistema y saber qué está pasando con cada uno de los vehículos. 

“La automatización simplifica el trabajo de todo el equipo. Se puede administrar una flota desde una pantalla, lo que ahorra mucho tiempo”

Tiempo perdido

¿Cuánto tiempo se pierde haciendo cosas como éstas?

• Completando órdenes de trabajo.
• Revisando el estado de las inspecciones de los vehículos.
• Conciliando recibos de combustible.
• Rastreando facturas de servicio.
• Tratando de averiguar quién llevó a un vehículo a X lugar y por qué.

¿Cuánta de esa carga de trabajo podría reducirse? La automatización simplifica el trabajo de todo el equipo. Se puede administrar una flota desde una pantalla, lo que ahorra mucho tiempo. Así, se gana tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Beneficios clave de la automatización

Los principales son:

• Gestión del tiempo: se optimizan los procesos diarios. Por ejemplo, se puede crear una orden de trabajo y programar un servicio directamente desde la plataforma. El costo de la mano de obra y de los repuestos se registra en el sistema para obtener información fiable y transparente. 
• Productividad: los problemas son identificados en tiempo real. Se aceleran y simplifican las inspecciones y la creación de órdenes de trabajo con imágenes y comentarios de los empleados para informar qué sucedió. Así, se reduce sustancialmente el tiempo dedicado a las inspecciones y los costos de mantenimiento. A la vez, se logra mejorar el cumplimiento de rutas y trabajos. 
• Tiempo de actividad: la automatización permite establecer programas de mantenimiento preventivo y personalizarlos según los parámetros recomendados para cada unidad- Esto dependerá de su kilometraje, antigüedad o cualquier otro criterio específico. Además, la plataforma sirve para configurar recordatorios de servicio programados para que se envíen a quien corresponda. 
• Eficiencia: el software de gestión de flota minimiza las fallas de comunicación, que pueden ser frustrantes. Las integraciones permiten extraer automáticamente datos sobre el comportamiento del conductor, el seguimiento de GPS y el consumo de combustible, entre otras cosas. Así, es más fácil entender qué vehículos tienen un bajo rendimiento, si es necesario optimizar las rutas, si alguna unidad tiene problemas mecánicos recurrentes o si hay algún caso de robo de combustible.
• Costo total de propiedad (TCO): calcularlo puede implicar mucho tiempo de trabajo si uno lo hace manualmente, ya que hay que contabilizar todos los costos relacionados con cada vehículo. El software de gestión de flota lo hace automáticamente, lo cual permite corregir gastos excesivos, determinar si un vehículo debe ser reemplazado y maximizar el retorno de la inversión.

De esta manera, las flotas pueden beneficiarse de la automatización de procesos y un jefe de flota puede reducir su tiempo de gestión.