Analizar los datos de cada unidad permite gestionar proactivamente y revisar 4 métricas que ilustran la necesidad de tu flota con el objetivo de reducir el tiempo de inactividad.

Para conseguirlo, el trabajo de recopilación de información es fundamental. Cuantos más datos, más fácil será determinar las causas de los gastos innecesarios o los problemas que obstaculizan la productividad de tu flota.

El problema que tienen muchos jefes en México es que no tienen formas eficientes de acceder a datos. Ante este panorama, muchos están recurriendo al software de gestión para realizar un seguimiento y acceder a informes fáciles de leer sobre métricas clave de la necesidad de tu flota, desde el funcionamiento general hasta el desempeño de cada vehículo.

Una flota productiva es una flota rentable

¿Cuál es la principal amenaza para la productividad de tu flota? El tiempo de inactividad de los vehículos. No seamos ilusos: se trata de un problema que no se puede eliminar por completo. Sin embargo, sí es posible reducirlo considerablemente. ¿Cómo? A partir del seguimiento de determinadas métricas, que pueden brindar información para disminuir los gastos y mejorar la productividad.

1- Utilización de activos

Para reducir los costos, es fundamental maximizar la vida útil de los activos. Cuando se mide su nivel de utilización, es posible determinar cuáles están trabajando más de la cuenta y tomar alguna decisión. Por ejemplo:

• Reducir su volumen de tareas o cambiarlos a rutas de menor kilometraje
• Aumentar el mantenimiento preventivo, teniendo en cuenta que -al tener una sobrecarga de trabajo- se trata de vehículos con mayores chances de averiarse.
• Equilibrar el uso de las distintas unidades.

Esta última es la mejor opción porque permite que el ciclo de vida de cada vehículo sea más predecible y reduce los tiempos de inactividad. El seguimiento de los datos de uso puede realizarse gracias a diversas fuentes, como lecturas de odómetro y consumo de combustible.

“A partir del seguimiento de determinadas métricas, que pueden brindar información para disminuir los gastos y mejorar la productividad, es posible reducir el tiempo de inactividad de los vehículos”

2- Costo por kilómetro

Medir el costo por kilómetro sirve para definir el mejor momento para reemplazar una unidad. Si no se toma esta decisión a tiempo, un vehículo puede transformarse en un costoso problema. La vida útil de cualquier unidad es limitada y no puede estirarse más de la cuenta, cualquier sea la necesidad de tu flota. 

Esta métrica permite identificar el momento exacto en que ya no es lógico seguir usando un vehículo desde un punto de vista financiero. Se puede realizar este seguimiento a partir de:

• La comparación entre unidades similares.
• Su consumo de combustible.
• Su mantenimiento a lo largo del tiempo. 

Saber cuándo reemplazar un vehículo sirve para reducir el gasto de mantenimiento y reparaciones, disminuir el tiempo de inactividad y mejorar el retorno de la inversión. 

3- Mantenimiento preventivo

Cumplir a rajatabla con el mantenimiento preventivo es clave para: 

• Aumentar la vida útil de los activos. 
• Reducir gastos de reparación.
• Minimizar el tiempo de inactividad no programado. 

Por eso, es importante medir la tasa de cumplimiento de mantenimiento y asegurarse de que se realice a tiempo en toda la flota. De esta manera, el riesgo de reparaciones imprevistas es mucho menor y se puede planificar el tiempo de inactividad de los activos con mayor anticipación. 

Con una plataforma de gestión es posible configurar recordatorios de mantenimiento preventivo en forma automatizada y así simplificar el paso de los vehículos por el taller y evitar olvidos o errores. 

4- Hora de reparar

La principal causa del tiempo de inactividad es la reparación de una unidad. Independientemente de que se trate de un servicio programado o no, el tiempo que pasa un vehículo en un taller puede alargarse demasiado por factores tales como: 

• Exceso de volumen de trabajo.
• Falta de disponibilidad de repuestos.
• Escasa mano de obra.

Es decir, se trata de cuestiones ajenas al control de un jefe de flotas. No queda otra solución que esperar que el proveedor complete la reparación. Mientras, las operaciones y el servicio de la flota deben continuar como sea.

Al medir el tiempo de reparaciones, es posible: 

• Reducir la inactividad de un vehículo.
• Detectar ineficiencias en el taller.
• Identificar cuellos de botella. 
• Determinar si algunos servicios pueden realizarse internamente.

El seguimiento del tiempo de reparaciones puede realizarse mediante la revisión de las órdenes de trabajo, los trabajos completados y los historiales de servicio.

Más allá de la forma que se elija para realizar el seguimiento, estas 4 métricas serán una gran ayuda para que todo jefe de flotas aproveche al máximo los vehículos y mejore la productividad de la flota mediante la reducción del tiempo de inactividad.