Conoce 3 tips en control de combustible para flotas y la mejor forma de evitar estafas con sistemas de gestión de flotilla
Como todo gerente sabe, la falta de control en estafas o desvíos de cargas de combustible trae como consecuencia un mayor gasto.
En México, al igual que en otros países de América Latina, muchas flotillas suelen conservar la información con el registro de todas las cargas en archivos como hojas de Excel. Allí guardan datos tales como fecha, lugar, cantidad de litros y costo.
El problema es que, con este método, es imposible hacer un control de combustible para flotas. No hay forma de saber si:
- un vehículo cargó por encima de su capacidad de tanque,
- si cargó con la tarjeta que tiene asociada al vehículo,
- y si efectivamente se encontraba en el lugar de carga que se informó.
Engaños y sistemas de gestión de flotilla
Los fraudes y las estafas son una cuestión sensible cuando hablamos de gestionar una flotilla. Los gastos en combustible son un ítem especialmente delicado en relación a esto:
- Se trata de uno de los principales costos de funcionamiento de una flotilla.
- Suele ser uno de los terrenos más propicios para los engaños.
- Los empleados infieles cuentan con diversas maneras de estafar a una empresa.
- Un fraude continuo, que no es descubierto a tiempo, puede causar problemas financieros.
Por eso, el control de combustible para flotas es muy importante. Ahora bien, ¿cómo se producen los engaños? ¿Y cómo puede la tecnología ayudar a evitarlos? Te invitamos a conocer tres modalidades delictivas muy comunes y cómo desbaratarlas gracias a sistemas de gestión de flotilla.
Modalidad de estafa 1
Pasos habituales:
- Un chofer gasta en combustible.
- Paga con la tarjeta de la empresa pero no carga un vehículo de la flota, sino en uno propio.
- La estafa es indetectable entre tanta información de la flota y pasa como un gasto más.
Cómo se controla a través de una plataforma:
- El conductor paga con la tarjeta de combustible.
- En ese mismo momento, la plataforma verifica que coincida la ubicación geográfica del vehículo de la empresa con la de la gasolinera donde se cargó.
- Si la información coincide, confirma que la carga es auténtica
- De lo contrario, alerta al gerente de la flotilla para que investigue y, de ser necesario, consulte directamente con el conductor.
“Los gastos en combustible son uno de los principales costos de una flotilla y uno de los terrenos más propicios para los engaños”
Modalidad de estafa 2
Pasos habituales:
- Un chofer, que sabe que es monitoreado, va con el vehículo de la flota y con otro propio a una gasolinera y gasta en combustible.
- Paga con la tarjeta de la empresa pero al menos una parte de la carga la hace en el vehículo propio.
- Comprobar la estafa también es muy difícil, ya que se debe analizar mucha información para encontrar alguna anomalía
Cómo se controla a través de una plataforma:
- La plataforma calcula el rendimiento esperado del vehículo y lo compara con la cantidad de litros de combustible cargados.
- Por ejemplo, si el chofer pagó por 50 litros y ese vehículo consume 10 litros por kilómetro, la plataforma controla que el gasto sea proporcional en los próximos 500 kilómetros. Si es así, se descarta un fraude.
- De detectarse una desproporción entre carga y rendimiento, la plataforma activa una alerta.
Modalidad de estafa 3
Pasos habituales:
- Un chofer realiza cargas de combustible frecuentemente.
- Lo utiliza para realizar las tareas habituales.
- Durante la jornada de trabajo, deriva las cargas parcial o totalmente en otro vehículo ajeno a la empresa. Por ejemplo, introduciendo una manguera en el tanque para extraer el combustible.
Cómo se controla a través de una plataforma:
- La información recopilada por el GPS se agrega a la plataforma.
- Gracias a la telemetría avanzada, se puede detectar si un vehículo experimenta cambios significativos en su consumo de combustible en períodos cortos de tiempo.
- Si se detecta una caída abrupta en el nivel de combustible, la plataforma envía una alerta inmediatamente.
De esta manera, podemos ver cómo la tecnología ayuda a las empresas a evitar estafas. La flotilla se puede gestionar de manera más eficiente y, al mismo tiempo, se consiguen ahorros sustanciales de dinero.
