Te presentamos los 3 pasos para controlar la flotilla con una plataforma de mantenimiento que son clave para mejorar la productividad de las flotas

Para todo gerente, tener el dominio de su flota de vehículos es algo estratégico ya que de ello depende en gran medida el éxito del negocio.

Así, en México, muchas flotillas todavía siguen siendo gestionadas a través de un registro de todas las cargas en archivos y planillas de cálculo. Allí se guarda toda la información sobre la flotilla, los vehículos, su mantenimiento y gestión. 

Existe un gran problema con este sistema. Es una opción compleja para control de flotas ya que no permite conocer fehacientemente: 

• el mantenimiento de los vehículos (tanto preventivo como correctivo).
• la documentación pertinente de cada componente y sus fechas de vencimiento.
• si un vehículo ha recibido multas y si peligra su permiso para circular (o el de quien lo conduce).

Integrar elementos para una mejor gestión de flotilla

La mejor forma de minimizar los costos y aumentar la productividad es saber cómo controlar la flota de vehículos y hacerla más eficiente. 

A continuación, enumeramos tres pasos básicos para que lleves a cabo este mantenimiento y control de la flota vehicular.

“Cuando se trata de flota propia, la mejor forma de minimizar los costos es saber controlar la flota de vehículos y hacerla más eficiente”

1. Evaluación de la información relacionada con la flota

Lo primero que hay que hacer a la hora de controlar la flota es determinar la información básica de los activos con los que se cuenta. Se debe relevar:

• Tamaño de la flota
• Rutina logística
• Proveedores y socios
• Ecosistema de la industria

También es necesario recolectar toda la información inherente a los costos operativos de los vehículos. Entre ellos, se encuentran: 

• Adquisición de vehículos nuevos y su financiación
• Combustible
• Peajes
• Mantenimiento de vehículos
• Multas
• Documentación en regla para circular

2. Incorporación de herramientas tecnológicas

En muchas compañías de vehículos se tiende a pensar que es posible realizar todas estas tareas mediante anotaciones en papel u hojas de cálculo como Excel. Lo cierto es que no es la mejor forma de controlar tu flota de vehículos. 

El gerente necesita datos específicos, actualizaciones en tiempo real y análisis en profundidad para tomar mejores decisiones.

En ese contexto, una plataforma de mantenimiento y gestión de flotas ayuda a: 

• planificar las rutas para optimizar los costos.
• verificar la amortización de cada vehículo.
• reducir la necesidad de reparaciones (gracias a su módulo preventivo).
• controlar los gastos de combustible (y evitar posibles fraudes).
• conocer la ubicación de los vehículos en tiempo real.

Claro está, algo que la tecnología todavía no puede hacer es interpretar los datos e información para tomar mejores decisiones. Por eso, los datos serán el mejor aliado del gerente de flotas, que puede valerse de ellos para tomar decisiones de manera predictiva y menos intuitiva. 

3. Seguimiento y control

Como se comentó, entonces, determinar los indicadores más relevantes para el sector y hacer un seguimiento periódico de los resultados es parte de la tarea del gerente de flotas.

Así, cuanto más complejos se vuelven los procesos, más necesario es implementar herramientas y estrategias de seguimiento. Esto incluye, por supuesto, saber cómo controlar la flota de vehículos. 

De no contar los recursos que permitan realizar el control adecuado, el gerente corre el riesgo de:

• Olvidar fechas de pagos importantes, como seguros, impuestos, etc.
• Incumplir el cronograma de mantenimiento de la flota, lo que aumenta la posibilidad de accidentes.
• Poner en peligro a los empleados y a terceros.
• Aumentar los retrasos y dañar la experiencia del cliente.

De esta manera, la incorporación de tecnología emerge en el trabajo de un gerente de flotas como una necesidad imperiosa de tener el control de lo que sucede en su flota y, por añadidura, en su negocio. De eso se trata, al final, de contar con un aliado estratégico para realizar mejor su trabajo y aumentar la productividad de la flota.